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　　学院印信管理规定 　　为严格印信管理，维护印信效用及其严肃性，特制定本规定。 　　一、印章的刻制、启用与废止 　　1、各系、部门公章均依据学院机构设置的文件，由院办公室审核后刻制;系、处下设的科级单位一般不刻制印章，科级单位的业务专用章由各系、处提出申请，经院办公室审批后，方可刻制。刻制印章由院办公室确定印章形式、规格，并统一开具介绍信。院内各级机构不能自行刻制带有校名的公章和业务专用章。 　　2、印章由单位指派专人负责到指定的地点刻制。 　　3、印章的启用或废止均由院办公室验印登记后方可生效。作废印章，必须交院办公室封存或销毁。 　　二、印章的使用范围 　　(一)学院钢印：用于工作证、学生证、毕业证等证件的照片压印。 　　(二)学院印章： 　　1.以学院名义向校内、校外发送的各种公文、文件材料、报表等; 　　2.以学院名义签订的合同、协议书、意向书等; 　　3.以学院名义颁发的各种证件、证书、聘书等; 　　4.各类需经学院批准的申请表、申报材料; 　　5.对外联系工作的介绍信及以学院名义对外开具的各种证明。 　　(三)院长签名章： 　　1.证件、证书、聘书; 　　2.有关报表、合同、协议以及委托书、任务书、申请表、审批表等; 　　3.以院长名义发出的信函。 　　(四)系、处级单位印章： 　　1.院办公室印章用于以院办公室名义上报、平送的各类公文、文书 　　材料以及对外联系工作; 　　2.院各系、处公章主要用于在自己的职责范围内处理公务，向学院 　　和院领导的请示、报告，与院内各单位及院外有关对口单位联系业务。 　　三、印章使用程序和批准权限 　　1.以学院名义发出的公文，一律凭发文稿纸上分管院领导签字用印; 　　2.各种证件，由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字、分管院领导审批后，由负责此项业务的人员到院办公室用印; 　　3、各种证书、聘书按学院有关规定，经相应的评审机构评审或学院领导讨论确定，由主管部门列出名单、学院分管院领导签字后，派专人到院办公室用印; 　　4、对外签署的各类合同协议，经分管院领导签字后，方可使用校印; 　　5、对外发出的外文函件若需加盖校印，必须先由外事处审核及其负责人签字后，交院领导签字方可用印。 　　6、凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件等各类材料，应按规定格式书写或打印，履行“用印申请单”签单手续，经院办公室校核、院领导批准后方可用印。 　　7、需加盖院长签名章的公文、证件、证书、聘书等，须经院长本人签字。 　　8、各系、院直各部门的公章要明确使用范围，重要事项的用印要根据职权范围划分情况经本单位负责人批准。 　　9、在特殊情况下急需使用校印或院长签名印章时，经院长办公室主任核准后，可以用印。 　　四、印章的保管 　　1、学院授权院办公室管理和使用学院钢印、学院印章、院长签名章，院办公室指定专人按规定保管和使用。 　　2、各系、部门印章须指定专人保管和使用，确因事离岗时须由单位负责人指定人员暂时代管。 　　3、用印必须坚持原则，严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款，同时将用印情况填写在印章使用登记簿上。盖章位置要恰当，印迹要端正清晰。 　　4、印章存放地点要求安全保险，原则上印章不得离开办公地点。用印后或不用印时，应将印章存放安全处。 　　5、凡因印章使用或保管不当而出现严重事故时，将追究单位负责人和当事者的责任。 　　介绍信的管理 　　另:介绍信的使用与保管办法 　　一、介绍信的保管 　　1.介绍信与用印紧密相连，一般情况下介绍信由印章管理人员掌管。 　　2.印章管理人员要对开出的介绍信负责，介绍信的内容要明确具体，字迹清楚，经检查核对无误后用印。 　　二、介绍信办理程序 　　以z学院名义开具介绍信，按下列程序办理。 　　1、各系、部门因公需开具“z学院”介绍信时，需由系、部门出具文字说明并有负责人签字和单位公章。 　　2、各系用于联系学生实习工作所开具的介绍信，需由系领导签字，并经教务处审核盖章后，方可到院办公室换信。 　　三、介绍信的保存 　　介绍信的存根及换信依据要留存两年以上备查。 　　本规定自印发之日起执行。