费用报销管理制度及流程.doc

费用报销管理制度及流程 费用报销管理制度及流程 一、制度概述 1.1 目的 费用报销管理制度的主要目的是规范企业员工的费用报销行为，保护企业利益，确保员工为企业提供高效的工作模式。 1.2 适用范围 本制度适用于公司内所有员工。 1.3 相关定义 费用报销：指员工为公司业务开展期间，发生的人民币形式的费用支出。 报销单据：指员工提交的有关费用支出的原始票据或其他证明材料，如发票、收据、订房确认单等。 报销流程：指费用报销在公司内的流程，包括填写报销单、审核、审批、付款等环节。 二、报销流程 2.1 填写报销单 员工报销前需在报销单上详细填写每笔费用支出的信息，包括费用项目、金额、日期、付款方式、付款对象等。费用项目应与公司业务相关，不得包括个人消费、违规开支等费用项目。 2.2 提交报销单据 员工需按照公司规定的时间和地点提交完整的报销单据，包括所有费用的原始票据及其他证明材料。报销单据应当真实、准确、完整、清晰，避免重复报销及虚开发票等问题。 2.3 审核 公司财务部门对员工提交的费用报销单据进行初步审核，对于不符合要求的报销单据需要及时回复员工，要求其更正或提供证明材料。 2.4 审批 公司相关部门根据员工报销内容、报销单据会签后进行审批，审批人应确认报销单参数是否合法、费用项目是否合理、金额是否合理、是否符合公司政策要求等。 2.5 付款 公司财务部门判断报销单符合规定后，进行付款，将支付结果与员工核对，保证支付结果正确无误。 三、特殊情况的处理 3.1 紧急报销 员工需要进行紧急报销，应当提前向其直接领导说明情况，并在报销单上注明“紧急”，并提供相关证明。 3.2 长期出差和差旅费 员工进行长期出差，规定时间内的差旅费用可提前预支，但需要保证预支的金额合理、相关证件齐全。 3.3 异地报销 员工在异地，需要报销费用时，应当及时将报销单具体信息报告公司，由公司相关部门进行审批与支付。 四、制度执行与监督 公司各部门应当制定及时有效的计划、安排、推进和监测措施，确保制度的执行者不断强化对员工费用支出的责任意识和规范遵守精神。 五、处罚措施 依据实际情况和企业政策，对于违反费用报销规定的员工，将采取相应的处罚措施，如口头警告、通报批评、停发薪资、停职留用、劝退等处理方式。