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档案资料管理措施 一、档案资料的管理 1、档案室、使用部门双档管理制 为避免档案的损坏、遗失、使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案对重要原始档案进行严格管理，办公室保存复印件的存档管理制度。 2、管理要求 （1）建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理。 （2）采用多种形式息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、U盘或者光盘等。 （3）确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密。 （4）坚持档案资料收集的系统化。 （5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存。 （6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。 （7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。二、档案管理制工作流程 1、立卷归档 档案室将文件材料收集整理分类→录入机读目录→将档案整理完毕→整理装订档案→制作检索工具→档案入库→分类上架。2、借阅 （1）本单位人员借阅档案 由本人提出书面申请→办公室主任审核→主管领导签字批准→档案室负责查找有关档案→借阅人填写借阅档案登记薄→借阅人填写档案利用效果登记表→档案室填写归还日期。 （2）外单位人员查阅档案 查阅人持单位介绍到单位档案室申请借阅档案审批单→办公室主任审核→主管领导签字批准→档案室负责查找→查阅人填写借阅档案登记薄→查阅人填写档案利用效果登记表→档案室填写归还日期。 3.收集、移交、整理和统计 (1)归档部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的归档范围，做好平时文件材料的形成、收集和保管工作，确保归档文件材料的完整性。(2)兼职档案员(资料员)根据不同种类文件材料的特点，按规定的类别归档。 （3）次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷） （4）三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。 (5)兼职档案员(资料员)按归档要求归档。 （6）兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。 (7)档案馆应对档案进行分类整理。 （8）编制档号。 (9)编制文件目录等各种检索工具。 （10）入库。 （11）做好档案的统计。 （12）开展档案的利用 (13)文件汇编、档案息的二级和三级处理。 4.识别和销毁 档案销毁申请办公室主任审核主管领导签字批准档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员组成)进行鉴定档案管理人员及相关部门业务人员逐项登记办公室主任签字批准主管领导签字批准总经理签字批准档案及相关部门到指定地点两人以上监销档案及相关部门办理销毁清单档案归档。 四、档案管理员岗位职责 1、负责收集公司分散在各部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、保存。 2、做好公司立卷档案的鉴定和保存期限。 3.负责档案的接收、移交、保管、利用和销毁，并以表格和数字形式随时登记和统计。 4、负责保管档案系统完整和安全 5、负责编辑档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等；6、负责建立档案借阅管理制度； 7、遵守国家和公司的保密规定及有关规程； 8、定期检查档案，及时督促借出档案，做到帐物相符。9.做好档案的清理工作，做好每天的温湿度记录，落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施，及时修复、复制破损或变质的档案。 五、档案借阅 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2.借阅档案必须经档案保管部门负责人批准。文件必须放在办公室指定的地方，不得取出。需要借阅档案的，必须经档案保管部门负责人批准。 3.借阅档案，必须办理登记和接收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 6.档案的借阅者必须妥善保管档案，不得随意借阅或复制、拆封或损毁文件，并保证档案归还时完好无损；否则，要追究有关当事人的责任。 7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。