HJ 8.2-1994环境保护档案管理规范 环境监测.pdf

中华人民共和国环境保护行业标准HJ/T 8. 2—94环境保护档案管理规范环境监测为了加强环境监测档案工作，发挥环境监测档案在各项环境管理和经济建设中的作用，结合环境监测工作的实际情况，制定本规范。规范依据（环境保护档案管理办法》制定，1主题内容和适用范围本《规范》规定了环境监测档案工作的基本要求、监测文件材料的管理、归档和监测档案的管理、开发以及利用的主要内容、方法和常用工作用表等，是环境监测部门档案管理的工作依据。本《规范》适用于环境保护行政主管部门及其监测机构形成的环境监测档案的管理。2引用标准GB/T11822一89科学技术档案案卷构成的一般要求HJ/T794中国档案法环境保护档案分类表3术语环境监测档案：中央和地方环境保护行政管理部门及其所属的各级环境监测机构在环境监测和行政管理等活动中直接形成的，对国家和社会有一定保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录，4文件材料的管理与归档4-1文件材料的形成和积累责收集有关文件材料，4.1.1.1监测工作方案制定阶段产生的工作方案、规划(计划)、采样点分布图、调查报告等均由编写计划的管理部门负责归档。4.1.1.2现场采样及实验室分析阶段的采样记录、送样单、各环境要索的实验室测试记录等均由采样、分析部门负责归档。4.1.1.3数据处理阶段产生的处理结果表、计算结果表图等由监测数据管理部门负资归档。4.1.1.4分析结论阶段产生的分析结论、评价报告、质量报告书、专题报告由综合管理部门负责归档，4-1.2各环境监测职能科室及归档者均需使用统一的归档用纸，如文稿纸、实验室记录纸（见附录D-附录N)，4.1.3档案部门应参加主要的监测活动，深入了解各项监测工作的进展情况，督促、指导监测人员做好文件材料的积累工作。4.2文件材料的归档4.2.1归档范围凡直接记述和反映环境监测管理、进行环境监测活动的，具有保存价值的文字材料、图表、声象等不同形式的历史记录均属归档范围（详见附录A)。4.2-1.1本单位形成的及上级下达并需贯御的监测工作技术规范、方法、参加测试新技术、新方法的验国家环境保护局1994-07-28批准1995-01-01实施19 HJ/T 8-2—94证材料等，4.2.1-2环境监测质量保证的要求、计划及考核情况的文件材料，原始记录（含工作曲线、计算方法、质控方法），收监测、污染事故或环境纠纷仲数监测等），4.2.1.5环境监测数据报表、季报、月报、公报、年鉴、监测信息系统（网络）报表、软盘，4.2.1.6环境质量报告书、综合或专项环境质量分析与评价的合同、计划方案、协议和专题报告，4.2. 1.7各级环境监测网络的活动形成的文件材料，4.2.2归档时间4.2.2.1环境监测的规范、方法（含验证），质量保证的要求、计划和考核情况，各类数据的分析测试记录、数据报表、报告及监测网络的工作材料均于次年一季度归档。4.2.2.2环境质量报告书、综合或专项环境质量分析与评价的合同、计划方案、协议和专题报告均于编制完毕后的二个月内归档。4.2.3归档份数4.2.3.1环境监测文件材料一般归档一份并附原稿，重要的、使用频累的应的情增加份数，环境监测年鉴、年报、质量报告书、污染源排放状况报告等，除原件外，应归档24份印件，42.3.2环境监测工作过程中形成的计算机软盘（附打印件一份）、原程序、录音带、录象带等应归档一份。4.2.4归档要求42.4.1环境监测文件材料收集光毕，逐级由形成的科、处、部门填写档案归档说明书（见附录B)，同时，提出案卷的保管期限和密级的具体意见，由分管领导人签字后，送交档案室归档，4-2.4.2为保证环境监测档案的案卷质量、档案管理人员需从以下几方面对归档材料进行验收。a完整性；监测工作的各过程形成的所有文件材料都按归档范图全部归档，其材料要反映该项工作的全过程。b，准确性：要求所有归档文件材料必须字迹工整，术语、图表力求规范，格式统一，图样清晰。同时，档案人员严格执行监测档案的更改、补充和流酒制度，确保档案的准确性。C.系统性：要保持环境监测档案材料之间的有机联系，不能制裂、分散，要料学地进行整理和分类工作，使其系统而有序化。4.2.5归档手续所有归档文件，经验收后，填写档案移交清单（附录C)一式二份连同案卷经档案部门清点无误后，交、接双方在移交清单上签字，一份随卷装订，另一份由移交者留作备查。4.3·文件材料的整理组卷按GB/T11822一89《科学技术档案案卷构成的一股要求》进行整理组卷。-项监测工作所形成的文件材料组成一个或若干个案卷，便于档案的保管和有效利用。4.3.2在一个案卷中应是价值相同的一组环境监测文件，不同价值的不同文件应分别组费，联系密切的文件材料不要始强分开，以价值小的服从价值大的，保管期限短的服从保管期限长的。4.3.3环境监