会计档案管理制度.docVIP

PAGE PAGE 1 说明： 1.此份为试运行文件，该制度负责人为财务部部长，主要职责是维护该文件的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理； 2.运行过程中若同旧文件有冲突时，一律依本文件执行。 文件编制/更改一览表 版本 编制/更改内容 日期 编制/更改人 A/0 文件试运行 评 审 栏 会 签 总 经 办 稽核中心 制造中心 供应 中心 管理 中心 销售中心 生产调度部 生产一部 生产二部 质量管理部 工艺技术部 设 备 部 电 器 部 安全环保部 供 应 部 采 购 部 人力资源部 行 政 部 财 务 部 销 售 部 1.0目的： 明确各岗位会计档案管理职责，确保会计资料及时整理、装订、归档，保证会计资料的安全完整，保守公司财务机密。 2.0定义： 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 2.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 2.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 2.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 2.4其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 3.0管理规定： 3.1财务部门每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制档案保管清册。财务部内部指定专人保管。 3.2公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部长或总经理批准，提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 3.3保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 3.3.1 3.3.2财务部长和总经理在会计档案销毁清册上签署意见。 3.3.3销毁会计档案时，应当由行政部门同财务部门共同派员监销。 3.3.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告董事长。 3.3.5保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 3.4财务部人员之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由财务部长负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 4.0会计档案保存期限： 会计档案保管期限按下表执行，特殊情况，由财务部单独提出申请经公司领导批准后执行。 序列号 档案名称 保管期限（年） 备注 序号 会计凭证类 一 1 原 始 凭 证 15 　 2 记 账 凭 证 15 　 3 汇 总 凭 证 15 　 二 序号 会计账簿类 　 　 1 总 账 15 　 2 明 细 账 15 　 3 日 记 账 15 　 4 现金和银行存款日记账 25 　 5 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年 　 　 6 辅 助 账 本 15 　 三 序号 财 务 报 告 类 　 　 1 月、季度财务报告 永久 包括文字分析 　 2 年度财务报告（决算 ） 永久 包括文字分析 　 四 序号 其 他 类 　 　 1 会计移交清册 15 　 5.0 处罚规定： 5.1不按制度规定执行的，视情节轻重处罚10-50元。 5.2因违规造成公司损失的，按公司制度执行。 6.0相关制度 无 7.0相关表格 无