DB37_T 536-2019文书档案目录数据采集规范.pdf

ICS 01. 140. 20A 14DB37山瀘东省地國方标准DB37/T 536—2019代替DB37/T 536—2005文书档案目录数据采集规范Data collection standards for the catalogue of administrative archives2019-12-24发布2020-01-24实施山东省市场监督管理局发布 DB37/T 536—2019目次前言引言III范围2规范性引用文件3术语和定义4数据库结构与著录细则总则.4.2案卷级目录数据库结构与著录细则4. 2. 1案卷级目录数据库结构4. 2. 2案卷级目录著录细则4.3文件级目录数据库结构「与著录细则4. 3. 1文件级目录数据库结构I4. 3.2文件级目录I著录细则4.4文件级目录数据库结构IⅡI与著录细则4. 4. 1文件级目录数据库结构ⅡI4. 4.2文件级目录Ⅱ著录细则档案目录数据交换13参考文献 DB37/T 536—20194.3.2.2.1总则文件级档号由全宗号、目录号、案卷号、件号或页（张）号组成，档号组成的顺序为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件号或页（张）号，用数字表示，各字段间用“_连接，如：A001-01-0001-001。4.3.2.2.2全宗号见4. 2. 2.2. 1。4.3.2.2.3案卷目录号见4.2.2.2.2.4.3.2.2.4案卷号见4. 2. 2.2. 3。4.3.2.2.5件号著录案卷内文件按排列次序的流水编号，同一案卷内件号不得重复，不应有空号。件号用3位阿拉伯数字标识，4.3.2.3页（张）号著求案卷内文件起始页（张）的顺序号，用阿拉伯数学标识。4.3.2.4题名文件级题名著录时应遵守以下规则：般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“]”号：原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“门”号附后；文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著求：并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名，正题名与并列题名之间加“=”号：副题名是解释或从属于正题名的另一题名；说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“：号：文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，应将责任者名称作为题名的一部分著求。4.3.2.5责任者文件级责任者应著录对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人，个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著永与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。4. 3.2. 6文件编号著录文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，仅指发文字号。著录时应遵守以下规则：文件编号除年度用“（）”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文字和符号抄录：联合发文有多个文件编号的文件，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必领著录。若著录多个文件编号，中间用“：”隔开。7 DB37/T 536—20194.3.2.7时间一般公私文书、信札为发文时间：决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间：条约、合同、协议为签署时间。用8位阿拉伯数字标识。4. 3. 2. 8保管期限见4.2. 2.6.4. 3. 2.9密级密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录，密级按GB/T7156一2003《文献保密等级代码》划分为五个级别，名称代码（见表3）表3文献保密等级代码名称汉字代码公开级公开限制级限制秘密级秘密机密级机密绝密级绝密4. 3.2. 10保密期限涉密文件的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年，另有规定的按照规定时限著录。4.3.2.11解密划控见4.2.2.8.4.3.2.12附注见4.2.2.9.4.3.2.13分类号见4.2.2.10.4. 3. 2. 14档案主题词见4.2.2.11.4. 3.2. 15公文主题词按照中共中央办公厅秘书局《公文主题词表》（1998年）、国务院办公厅秘书局《国务院公文主题词表》（1998年）及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容中包含的每个主题均应标引对应的主题词，多个主题词之间用“；”间隔。4. 3.2. 16缩微号8 DB37/T 536—2019文件级档案缩微制品的编号在著录时，应在其所在的案卷级缩微号（见4.2.2.12）后用“_”加上文件件号或所在页号，件号或页号用3位阿拉伯数字表示。4. 3.2. 17载体类型见4.2.2.13.4. 3.2. 18载体数量及单位见4.2.2.14.4. 3. 2. 19载体规格见4.2.2.15.4. 3.