来客接待流程（附表单）.docVIP

PAGE PAGE 1 说明： 1.此份为试运行文件，本制度负责人为行政部部长，主要职责是维护该章文件的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理； 2.运行过程中若同旧文件有冲突时，一律依本文件执行。 文件编制/更改一览表 版本 编制/更改内容 日期 编制/更改人 A/0 文件试运行 评 审 栏 会 签 总 经 办 稽核中心 制造中心 供应 中心 管理 中心 销售中心 生产调度部 生产一部 生产二部 质量管理部 工艺技术部 设 备 部 电 器 部 安全环保部 供 应 部 采 购 部 人力资源部 行 政 部 财 务 部 销 售 部 1.0目的： 1.1为了搞好公司及各部门在生产经营管理活动中来客接待工作，保持来客有序可依，有章可循特制订本流程。 2.0使用范围： 2.1适用于**有限责任公司来客接待。 3.0定义:无 4.0职责： 4.1行政部为接待的主要部门,负责办理来客的接待及住宿、订餐、结账、车辆接送等事务。 4.2重要接待工作和重大活动，可由行政部协调相关部门共同做好接待工作，有关部门须积极配合。 4.3总经办负责接待费用的审批。 5.0作业规定: 5.1接待范围和原则 5.1.1接待范围 5.1.1.1前来公司指导、考察、检查工作的领导和随行人员。 5.1.1.2应邀前来公司参加部门、行业、专业会议和庆典活动、技术交流等的领导、专家及随行人员。 5.1.1.3和公司有业务往来的重要客人。 5.1.1.4公司领导特别交办的接待。 5.1.2 5.1.2.1接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，力求使来 5.1.2 5.1.2 5.1.2.4招待来 5.1.2.5接待应周密细致，力求来客满意。对来客无论职务高低，均应平等相待、落落大方、 5.1.2.6接待重要领导、嘉宾 5.2接待流程 5.2.1接受任务程序 5.2.1.1接待应办理审批手续。 5.2.1.2一般接待任务由行政部负责，填写接待单，经公司主管领导签批后予以接待。 5.2.1.3属部门接待，由接待部门填好接待单，送行政部,经公司主管领导签批后，由该部门负责接待。 5.2.1.4公司领导直接交办的接待任务，由行政部或负责接待部门填写接待，送所交办的领导签批，由行政部或负责接待部门负责接待。 5.2.1.5非正常途径的接待原则上不予安排，确需安排接待的，需请示公司领导同意方可安排。 5.2.2接待程序 5.2.2.1接待前，应了解接待对象的级别、行程、人数、是否需接送等有关情况，以便做好车辆接送、迎接、用餐、住宿安排等接待相关准备。 5.2.2.2政府领导及重要来客安排住宿前，要检查房间安全、卫生状况，室内配套设施、物品是否完好、齐全，并在房内摆放适量的鲜花、时令水果。 5.2.2.3需要安排就餐的，应提前落实就餐地点，根据客人喜好点好菜肴，以免让来客久等。 5.2.2.4如需办理礼品事宜，承办人员应及时办理并及时向领导汇报完成情况。 5.2.2.5重要来客应派人送行以示尊重，来客离开时要注意查看或提醒客人是否有物品遗漏。 5.3接待的标准 5.3.1行政部根据来客人员身份在接待单上注明公司内用餐，公司外就餐，公司客房住宿，酒店住宿并报总经理批准生效。 5.4接待茶水的保管、领用 5.4.1行政部负责公司的茶水保管，设立茶水进、出帐簿。 5.4.2茶水领用需办理审批手续。由接待部门提出领用茶水申请，注明接待对象、领用种类、数量，经公司主管领导签批，到行政部茶水管理员处登记领取。 5.4.3公司领导直接安排的茶水领用，过后须及时补办审批和签领手续。 5.4.4行政部要做好茶水进出登记工作，每月初将上月使用情况、存余量列成清单，并注明接待部门、接待对象、领用数及领用人，送公司主管领导审核。 5.5接待费用的结算、报销 5.5.1指定签约的酒店、宾馆，每月由行政部人员与其对所产生的费用进行核对，凭酒店、宾馆提供的发票及费用明细清单（消费单上须有签字消费权的人员签名），结合接待呈报（批）表填写付款申请单，按照程序经公司领导签批后，由财务部通过银行转帐结算。 5.5.2、非签约酒店、宾馆产生的接待费用，由接待部门凭消费发票填写费用报销单，按照程序经公司领导签批后，经到财务部报销。 5.6接待注意事项 5.6.1接待来客应做到热情、周到、细致，使来客有来至如归的感觉。 5.6.2提前安排好接送交通工具和住宿地点，根据接待标准订好房间。如住宿费用由来客自付，应征求客人意见后再予安排。 5.6.3注意了解来客行程，迎接来客应提前到达等候。 5.6.4接到来客后应热情礼貌地问候、握手，以表示欢迎。如事先互不相识，应自我介绍姓名及所在单位，并确认是否为所接待的来客。 5.6.5接待应讲究级别对等，如接待对象为重要来客，应由相当级别的领导迎接。如领导