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物资采购及合同管理办法 物资采购及合同管理办法 第一章 总则 第一条 为规范物资采购及合同管理工作，提高采购和合同工作的质量和效率，根据《招标投标法》、《政府采购法》等相关法律法规，制定本办法。 第二条 适用范围：本办法适用于公司内所有物资采购及合同管理工作。 第三条 本办法所称采购，是指公司为了满足生产经营需求，向社会公开征求供应商并通过评审过程选定供应商，订立采购合同的活动。 第四条 本办法所称合同，是指公司与供应商就物资采购事项所签订的合法协议。 第二章 采购管理 第五条 采购预算：采购预算应由各部门根据本年度生产经营计划编制，由财务部门主管审核并向领导层报送。 第六条 采购程序：根据采购金额和所购物品的性质，确定采购程序，依次为询价、招投标、委托代理和单一来源采购。 第七条 询价采购：采购金额不超过人民币50万元（含500万元）的，按照询价采购程序进行，采购部门应当向至少三家有资质的供应商发出询价通知，并将询价单发放给供应商填写报价，然后根据评标结果进行评定。 第八条 招标采购：采购金额超过人民币50万元的，采用招标采购程序。项目需经领导层审核通过后，采购部门应当制定招标方案、招标公告、招标文件、评标方法及评标标准。招标文件中应当包括供应商应当提供的文件、采购要求、供应商的技术和经济条件等。 第九条 委托代理采购：公司可以委托有资质的采购代理机构代理整个采购过程。采购代理机构应当严格按照本办法、相关法律法规的规定执行采购程序，保证代理采购的公开、公正、公平。 第十条 单一来源采购：公司应当对单一来源采购项目认真调研，确保采购对象的合法性，采购部门应当制定好单一来源采购方案和采购合同，均需经领导层审批签字。 第十一条 采购评标：采购部门应当根据招标文件，按照采购品质、性能、价格、服务及供应商的信誉等进行综合评价，选择最优供应商。 第十二条 采购合同签订：当选中供应商后，采购部门应当及时与供应商签订采购合同，合同内容应当详细明确，双方应当在采购运输、质量、售前售后服务内容、结算方式等方面事先约定。 第三章 合同管理 第十三条 合同备案：签订采购合同后，采购部门应当将合同存档备案，备案内容应当包括合同编号、时间、双方单位名称、金额、采购品种、运输方式、供应商承诺的产品质量标准、售后服务及支付方式等。 第十四条 合同履行：供应商应当按照采购合同约定的商品品质、物品交付时间等履行合同内容。公司应当依据合同约定的付款方式和时间及时支付货款。 第十五条 合同变更：合同执行期间，如需要变更采购规格、价格、数量等内容，应当及时与供应商进行沟通和协商，经双方同意后，执行合同变更手续。 第十六条 合同变更手续：合同变更申请须经过申请部门申请填写变更申请表并经过领导层审批，然后由财务部门进行核算，并将变更后的合同存档备案。 第四章 附件 所涉及附件如下： 1.采购预算填报表 2.单一来源采购申请表 3.供应商资质评估表 第五章 法律名词及注释 所涉及的法律名词及注释如下： 1.《招标投标法》：中华人民共和国招标投标法 2.《政府采购法》：中华人民共和国政府采购法 第六章 可能遇到的困难及解决办法 1. 供应商资格审核问题：公司应当建立完善的供应商库管理制度，加强供应商资质审核和评定工作，确保优质供应商的进入供应商库。 2. 供应商履约问题：公司应当明确约定采购合同履行细则，对于不履行合同的供应商，及时采取相关救济措施。 3. 采购预算不足：公司应当完善财务监管制度，确保采购预算符合生产经营需求，避免预算不足的情况出现。 4. 合同变更手续不规范：针对合同变更手续不规范的问题，公司应当加强制度建设和规范管理，对变更申请进行严格审批和备案。