《档案管理制度》.docVIP

PAGE PAGE 1 档案管理制度 一、目的 为真实记载企业发展历程，保存企业经营、管理重要资料，同时为企业经营、管理，提供真实可靠的档案依据，特制定本制度。 二、档案建立和使用 1、档案工作的任务：收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案，各企业要对企业的所有档案建立索引目录。 2、保管年限： 1）财务档案依国家《 会计档案管理办法》执行； 2）企业内部档案保管年限为永久保存。 2、范围：文字材料、证照、证书、图纸、实物、电子声像等。 3、立卷。档案室应在年初组织有关人员拟订“案卷目录”，按照文件的名称、问题、作者等特征进行立卷。卷内文件应统一注号，并在卷后附入备考表，注明卷内情况。重要的文件除原稿外，可保存两份，必要时分两卷保管，其中一卷可暂不装订。 档案借阅。调阅档案只限在公司内部查阅，不能带出，必须带离公司的，要经过行政办公室批准。调卷人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经行政办公室批准。如果是密级文件，必须经总裁批准。 档案的销毁： 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 没存档价值的公文，经过主管领导人鉴别，并报各企业总经理批准，可定期销毁。销毁秘密文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不泄密。 三、分类 文书档案：指企业运营过程中，各项经营管理活动所形成的有保存价值的文件或资料。 会计档案：指记载企业财务活动所形成的各种票据、凭证、账、表。 审计档案：指审计部门在进行审计监督或审计调查活动中形成的具有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的记录。 人事档案 指员工入职到离职过程中形成的个人信息表格、合同等。 营销档案 指进行营销活动或者品牌形象活动时形成的计划、方案、讲话稿、报样等文 字资料，以及照片、摄像等记录于磁带、磁盘、光盘等载体，并可在通信网络上传输的文件。 工程项目档案：房屋建筑物及配套设施图纸、改造工程项目资料、重要设备原始资料。 记录企业发展历程，定期收录和制作企业大事迹的影像、文字，且连续性的历史档案。 四、职责 1、各公司总经理是本企业档案工作的第一责任人，负责本企业档案资料管理的领导工作，行政部负责档案管理工作。 2、各公司专职（兼职）档案人员负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、提供、利用本公司各类档案及有关资料。 3、行政人事部负责指导、监督、检查各项目公司档案工作。 4、财务部负责会计档案的统一管理工作。 5、审计部负责审计档案的统一管理工作。 6、人事档案的管理：高管档案及集团本部员工的人事档案由集团人力资源部负责管理，各单位基层干部、员工的档案由各公司负责管理。 7、营销类档案的管理：各公司负责管理各项营销活动、品牌形象活动中形成的照片、光盘、录像带等载体性及文字性的文件材料。 8、工程项目档案管理：各公司行政部门负责建档、管理，房屋及配套施工图纸、改造工程项目资料及重要设备原始资料，其它需保存的档案资料由业务管理部门负责保管。 五、基本原则 1、档案实行分级管理，总裁办负责集团级各项档案工作，同时负责集团范围内永久性档案的保管等工作，各公司负责本级档案收集、整理、保管等各项工作。 2、档案收集要齐全、完整、准确；随办随归，每半年上交归档一次。 3、档案利用要遵循集团保密制度，按管理权限阅读和审批。 六、监督与检查 1、集团总裁办负责组织各公司的（专）兼职档案人员的业务培训； 2、集团总裁办负责全集团的档案检查工作； 3、集团总裁办负责档案管理制度落实的检查监督工作。 七、罚则 （一）因工作疏忽出现下列情况之一，并尚未造成严重后果或经济损失，视情节给予警告处分，档案管理员处连带责任。 1. 未按规定要求上交档案，并经督促在期限内仍未交齐者； 2、档案借阅超过约定时间未归还； 3、使用者造成丢失、损坏、擅自拆卷，对档案涂改、或转借他人； 4、档案利用者擅自摘录、复制或翻印档案内容； 5、在案卷上圈点、划线、写字、 折叠。 6、重要档案不及时建档。 7、档案管理出现丢失、损坏等。 （二）因工作疏忽丢失或损毁档案，并造成经济或名誉损失的给予记过处分。 八、附则 （一）本制度由集团总裁办起草并负责解释； （二）本制度颁布之日起实施。