公文处理及归档管理制度.docVIP

公文处理及归档管理制度 为使本中心公文处理和领导批示件办理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，结合本中心实际情况，特制定本制度。 一、公文的范围和管理职责 1.本制度涉及的公文是指以中心名义发布的各类公文，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，上级主管部门下达的各类公文，兄弟单位往来的各类文件以及各部门上报的各类文件资料。 2.中心办公室是管理公文处理工作的职能机构，办公室应配备专职人员负责公文处理工作，公文处理要做到仔细、认真、及时、完整。 3.中心领导及各部门负责人应当高度重视公文处理工作，带头执行公文处理有关规定，加强对公文处理工作的领导和检查，切实对公文处理工作负责。 二、收文制度 1.收到来文在收文登记簿（或电子版本）上登记文件的基本信息包括收文日期、来文机关、来文编号、来文名称等等。收文簿须保持清洁、保存完整以备归档之用。 2.收到来文在来文上加盖单位收文章，注明收文日期及收文编号，再贴上文件处理单传送至主管领导批阅。 3.中心领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，3天内批复。对市局领导批示件的办理，要明确专人负责，认真办理，一般在收到之日起15内日办理完毕，并及时报告办理情况。市局领导批示有明确办理时间要求的，按要求办理，对重大安全事故、影响社会稳定事件等重大事项的批示，在收到批示2日内办理完毕并报送处理情况。 4.根据主管领导批阅意见及文件内容的缓急，及时将文件送达其他领导或有关部门轮阅。 5.领导批复给部门承办的文件，应及时送到承办部门，承办部门应迅速办理相关事宜。 6.对于传阅的文件，一般性文件3日内阅完，急件当日阅完不得滞留。要及时催办，按期办理，尽量缩短文件周转期。 7.阅、批公文应仔细认真，阅完后要在文件处理单上签名并注明日期。需要签署具体意见的，要明确、具体。承办部门办理完毕后要注明处理结果。 8.文件传阅完毕应及时交回办公室，办公室应完整无误地按收文编号保存，并于下年度初将收文按收文编号整理成册归档。 三、发文制度 1.中心内各类文件旨在中心内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请示、报告重要事项等。 2.上报上级部门的“请示”、“意见”和“报告”，要由中心主管领导签发并注明联系人和联系电话。领导批示件办理情况报告要附有市局领导的批示件复印件，并注明联系人、联系电话。 3.欲发文的各有关部门，应先起草文件草稿，起草完毕后交专职文件管理人员。 4.办公室应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的发文审批单，并将文件按统一规定编号、登记，之后提交主管领导签发。需要时应根据主管领导的签发意见送达其他领导和部门会签。 5.办公室应建立中心发文登记簿（或电子版本），详细地、分门别类地登记文件的具体信息如文件名、文件编号、发文日期及主送单位等。中心任何发文都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失。 6.文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一格式的中心红头文件纸。 7.文件打印完毕后加盖中心公章。 8.对每一号文件，专职文件管理人员须将文件原稿、发文审批单、两份文件原件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并定期整理移交给中心综合档案室以便及时归档。 9.中心文件管理人员及打印人员有对中心有关文件保密的义务和职责。