文控管理办法.docx

山东凯源木业有限企业管理文件 文件编号：KY-MTRX-B001版次：A/1 文控管理办法 总则 1.1目的 为进一步规范山东凯源木业有限企业（以下简称企业）文件控制管理，完善文件的编订、改正、收发、分类标准，对企业管理、业务、合同样文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，保证其规范性和协调性，特制订本办法。 1.2合用范围 本办法合用于企业各部门及分企业各部门体系文件及外来文件。 1.3职责权限 人事行政部负责本办法编制、修订、取消的起草。 总经办负责本管理办法编制、修订、取消的校对。 董事长负责本管理办法编制、修订、取消的审核批准。 人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。 1.4文件定义 管理文件：指为规范企业管理而形成的有效指导平时运作 的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、 标准、红头文件、表单等。 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相 关文件。 1.5分类及定义 管理工具类：指为企业各类管理文件、业务文件、各类标 准、程序等体系内文件的编订、改正、取消等所有文件控制的指导性 文件。 管理程序类：指为企业各类管理、业务、生产、采买等全 营运过程的工作/作业流程确定性文件。 管理标准类：指为企业各类管理、业务、生产、采买所有 工作/作业活动过程中的执行标准性文件。 1.6分级标准 管理文件共分三级，对应层级分别为： 一级管理文件：为企业层面所编订、控制的管理文件 二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件 三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件 文件构造及编写标准 2.1页眉：企业logo和企业全称，企业全称用“五号”“宋体” “左对齐”编写。 2.2文件头：企业全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗”“居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。 2.3文件名：文件名全称，“三号”“黑体”“加粗”“居中” 编写。 2.4文件标题：“四号”“仿宋体”“加粗”编写。 2.5文件正文：“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。 2.6文件编号：一级编号以阿拉伯数字1加空格一个字符，以此 类推；二级编号以一级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类 推；三级编号以一、二级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此 类推；四级编号以一、二、三级编号为前提后缀.1加空格一个字符， 以此类推。最高设四级编号，四级编号后细项以◆为编号。（示例： 一级编号1+空格；二级编号1.1+空格；三级编号1.1.1+空格；四级 编号1.1.1.1+空格） 2.7页脚：包括文件类型、抄送详情、编订日期、生效日期、页 码，小五号宋体不加粗左对齐编写。 2.8段落行间距：文件名行间距为一倍间距，段前、后各增加1 行，文件正文为单倍行间距。 2.9段落缩进：分段落为首行字符缩进2字符。 文件分类编号设定 □□□□□□□□ 文件流水号 传达层级 部门编码 文件类型代码 企业代码 3.1文件编码说明 3.2企业各部门及分企业各部门下达的每一个文件只允许有唯 一的一个编码。 3.3企业及各分企业编码如下： 山东凯源木业有限企业编码：KY 山东蓝源化工有限企业编码：LY 山东宏源热力有限企业编码：HY 山东俏家装修有限企业编码：QJ 3.4文件类型编码如下： 文件类型  文件编码  英文 管理工具  MT  ManagementTool 管理程序MPManagementProcedure 管理标准MSManagementStandards 3.5部门编码如下： 部门名称部门编码部门名称部门编码部门名称部门编码 总经办ZB金融项目部JX 人事行政部RX 审计部SJ 3.6文件流水号自001起连续往下延续编写(合同文件除外)。 3.7文件传达层级是指文件需贯彻深度，详细区分如下 层级 编码 企业高层 A 中层管理/部门负责人 B 基层管理/部门职员 C 基层职工 D 3.8版次号为初次定版发布为A/1，实行期间修订后为A/2，以 此类推。文件改版后为B/1，实行期间修订为B/2，以此类推。 3.9文件内记录表格、表单、附件编码以文件编码为基础，后缀 附件号，以阿拉伯数字显示。（示例：本管理办法内附件一编码为： KY-MTRX-B001-01） 文件控制流程 文件控制流程详见《凯源木业文控流程图》（附件一编码： KY-MTRX-B001-01）。 文件管理 5.1管理文件定期修订、改版、评审和取消，详细标准如下： 文件等级 管理动作 周期 修订 1年 一级 改版 2年 1年 评审 取消 5年 修订 1年 二级 改版 2年 评审 1年 取消 5年 修订 1年 三级 改版 2年 评审 1年 取消 5年 5.2当管理文件所对应的管理活动流程、 标准、构造发生变化时， 或开发出