SF_T 0037-2019公证档案数字化规范.pdf

ICS 35. 240. 01A16SF中华人民共和国司法行政行业标准SF/T 0037—2019公证档案数字化规范Notarization archives digitization specification2019 - 5 -5 发布2019－5－20实施发布中华人民共和国司法部 SF/T0037—2019次目前II范围.规范性引用文件23术语、定义和缩略语.基本要求45基本流程技术要求..6h安全管理.1078数据利用12附录A（规范性附录）数字化加工作业单...13附录B（规范性附录）档案数字化成果验收单14附录C（规范性附录）档案数字化成果备份登记表16 SF/T 言言本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任本标准由司法部公共法律服务管理局、中国公证协会提出。本标准由司法部信息中心归口。本标准起草单位：中国公证协会。II SF/T证档案数字化规范1范围本标准规定了公证档案数字化工作的基本要求、基本流程、技术要求、安全管理和数据利用。并在附录中给出了数字化加工作业单、档案数字化成果验收单和档案数字化成果备份登记表。本标准适用于对公证档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。2：规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11821—2002照片档案管理规范GB/T12905—2000条码术语GB/T15418档案分类标引规则GB/T17235.1一1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T20530一2006文献档案资料数字化工作导则SF/T0023一2019全国公证综合管理信息系统技术规范3术语、定义和缩略语3.1术语和定义GB/T11821—2002、GB/T12905—2000、GB/T15418、GB/T17235.1—1998、GB/T18894和GB/T20530一2006界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1.1公证档案 notarial files公证机构执业活动的真实记录。注：公证档案是国家档案的重要组成部分。公证档案包括文字、图表、声像等形态，具有重要的查考利用价值。3.1.2条目 clauses and subclauses描述公证活动中所含内容的基础分割单位，有一个单一的主题，用于阐述一件事物、一个人物、或他们具备特定主题的组合，并且对该条目所描述之事物作出一个客观的界定。注：基本条目包括机构编码、全宗号、目录号、案卷号、归档日期、保管期限、页数以及年度、类别、类型、公证书编号、当事人信息等。3.1.31 SF/T案去污files decontamination去除档案在保存和利用过程中沾染的各种污渍。3.1.4数据挂接data connection通过计算机技术，实现目录数据与相关联的数字图像的索引、关联，3.2缩略语下列缩略语适用于本文件。AVI音频视频交错格式（AudioVideoInterleaved）DPI每英寸点数（DotsPerInch）DVD数字视频光盘（DigitalVideoDisc）JPEG联合图像专家组（JointPhotographicExpertsGroup）MP3动态影像专家压缩标准音频层面3（MovingPictureExpertsGroupAudioLayerIII）MP4动态图像专家组（MovingPictureExpertsGroup4）MPEG动态图像专家组（MovingPictureExpertsGroup）NTSC国家电视标准委员会（NationalTelevision Standards Committee）OCR光学字符识别（OpticalCharacterRecognition）PAL逐行倒相制式（PhaseAlternatingLine）PDF便携式文档格式（PortableDocumentFormat）SCSI小型计算机系统接口（SmallComputer SystemInterface）USB通用串行总线（UniversalSerialBus）基本要求4基本要求包括：a)应合理制定档案数字化的实施计划，确保原始档案和数字化档案的安全；b)在档案数字化过程中，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌c)加工各环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；d)应遵循GB/T18894中关于归档电子文件长期保存格式的要求