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档案管理制度及流程 目的：建立公司档案立卷、归档、整理、运用、销毁等程序，保证公司档案完整、齐全、有效运用。 1、档案定义及审批权限： 1.1档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对公司和社会有运用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 1.2借阅：本流程所指借阅为广义借阅，涉及查询、借阅、复印等运用方式。 1.3档案管理部门：指行政人力部，项目公司办公室 1.4档案分级定义： 1.4.1一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料 1.4.2二级档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料 1.4.3三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料 1.5档案使用审批权限： 1.5.1总经理：审批一级档案使用申请。 1.5.2行政人力部：分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 1.5.3申请人部门经理：审批三级档案使用申请。 1.6行政人力部：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理规定;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、记录、销毁等管理，包含公司收发的各类文献、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。 2.1档案分类分级 2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理规定，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。 2.1.2档案种类涉及，但不限于： 2.1.2.1制度性文献：各项规章制度、管理办法等； 2.1.2.2会议性文献：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等； 2.1.2.3计划性文献：公司总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等； 2.1.2.4证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等； 2.1.2.5报告性文书资料：公司上报各级主管部门的文献资料和相关登记表，以及公司领导相关发言及报告材料等； 2.1.2.6声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等； 2.1.2.7题赠性资料：上级领导、和谐单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 2.1.2.8技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。 2.1.3公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。 2.1.4保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为2023以下。 2.1.4.1永久：凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远运用价值的档案，列为永久保管。 2.1.4.2长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考运用价值的文献材料，列为长期保管。 2.1.4.3短期：凡是在较短时间内对本公司有参考运用价值的文献材料，列为短期保管。 2.2档案归档 2.2.1各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》，负责对本部门平常工作中形成的档案资料进行收集和管理，并编制部门《部门档案（文献/协议）管理记录目录》。 2.2.2对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按规定进行整理后，并编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》的规定及时向行政人力部/项目办公室档案室移交。行政人力部/项目办公室对档案进行审核后签字，并按规定对档案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。 2.2.3项目公司解散前，项目办公室须将项目所有档案移交至公司行政人力部。 2.2.4档案移交规定： 2.2.4.1移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份； 2.2.4.2归档的文献资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起； 2.2.4.3立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整齐； 2.2.4.4填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔或铅笔，笔迹应清楚、准确； 2.2.4.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损； 2.2.4.6声像档案的录制必须具体记录事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清楚、完整。 2.2.5档案管理部门应对各部门档案管理情况进行平常检查、监督。 2.3档案资料的平常管理 2.3.1公司档案管理