网络沟通技能—有效使用群发信息（秘书人际沟通课件）.pptx

人际沟通群发短信的要件 短信内容1 1短信内容正如我们前面提到的一条开会的短信，那么我们一定要告知收短信的人开会的时间、地点，需要带什么资料等。0201短信内容是短信的主体部分，也是我们要告知收信人的一些具体的事项，所以短信内容是短信要件之一。 收信人2 第二个要件就是收信人，我们一定要明确哪些人是这条短信的收信人，因为有些信息的收件人不准确，我们把该发的短信没有发到没该收的人手里，反倒把不该收的人，让他收到了这条短信，那也会造成很多的麻烦的，所以我们在发短信的时候一定要弄清楚，谁有资格收这条短信或者谁有需要收这条短信。22.收信人 发信人3 33.发信人我认为发信人也是群发短信的要件之一，就像我们在上一讲讲到群发短信的原则里举到的例子，就是因为短信没有落款、发信的部门或者发信人，导致收到短信的人需要进一步了解短信内容的时候却不知道该联系谁，所以我们在发短信的时候呢，一定要记得有落款也就是有发信人。 群发短信的媒介4 群发短信的媒介也是我们在群发短信的时候需要考虑的一个因素之一，因为不同的短信方式决定了短信内容的长短、内容读起来的方便程度、短信的美观程度信息会不会泄露等。 比如我们用qq群发短信或者用微信群发短信的时候，可以在短信当中添加一些表情符号或者是花呀或者是握手之类的，这样的短信看起来非常的美观，而且也提高了这个短信的亲和度，让读短信的人心情也比较愉悦，有时候它能起到一些纯粹的文字所起不到的沟通效果。 人际沟通群发短信的原则 现在QQ、微信、邮件都是非常高效的沟通工具，尤其是借用它们群发短信，一条短信可以瞬间让许多人同时收到。群发短信用的好，可以提高我们的办公效率。用的不好呢也是有许多弊端的，那么我们今天就来谈一谈怎么样群发短信才是比较恰当的。 短信内容准确1 在在群发短信之前一定要对短信的内容进行正确的编辑，保证你发出去的短信内容准确全面。把你所有要告知的事情都在这条短信上正确无误的体现出来。比如一条通知大家开会的短信，一定要把开会的时间、地点，开会的时候需不需要带什么样的材料，那都要告知收短信的人。 群发短信要注明落款2 2群发短信要注明落款如果短信是用QQ或者微信群发的话，那么我们至少还可以自己去查看，还能知道这条短信是谁发的，但手机短信完全没办法知道，所以群发短信时一定要注明落款。0201落款表示这个短信是由谁或者由哪个部门发出的。我曾经收到过一条短信，对短信的内容没有看懂，就很想打电话去问问清楚，但是没有落款，我也不知道是哪个部门或者谁发的，根本没办法联系。 使用公屏发短信注意信息泄露3 3使用公屏发短信注意信息泄露尤其是使用QQ，微信这样的公共屏幕来发短信的时候，短信的所有内容都会比所有的人看见，所以要避免造成信息的泄露。因为群发短信而有可能造成信息泄露的情况，我是遇到过的。 上次我们在申报一个课题，在申报日期截止之前，我们的这个工作人员就把我们已经交过去的人的所有的信息就在QQ群里告知了一下，那么实际上离申报截止还有一段时间，那如果我们的信息被别人看到了被别人借鉴了那很有可能就出现了雷同性的申报，甚至抄袭。所以这点要引起重视，并非所有信息都适合群发短信。3使用公屏发短信注意信息泄露 一条短信的主题不要超过两个4 因为短信的主题越多，短信必然越长。那样一个小小的屏幕，我们去看一长串信息，会看的人眼花缭乱，甚至看过把一些细节也记不住。这种情况不妨可以把短信分成两条再发，每一条一个主题。