前台工作流程.docVIP

公司前台接待工作流程 1、客人来访接待工作流程 1.来访登记。 客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》。（为方便接待，各部门预约的客人到访需提前通知接待人员做好记录） 接待用语：您好，这里是天成集团，请问你找哪位？请问您有什么事情？请问您怎么称呼？ 2.电话沟通。告知被访者，若被访者在办公室，问询是否带领访问者进入办公室或被访者自行到前台与其见面。如遇到领导客人，要通知领导秘书为客人准备茶水。 若被访者不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告，作好记录。 接待用语：XX先生/小姐，请稍等，我为您联系一下。让您久等了，XX先生/小姐，这面请。请稍等一下，XX马上过来见您。对不起，XX不在办公室，有什么事情我可以帮您转达吗？（注：当得知到访者姓名时，说话时一定要加上称呼，如XX先生/女士等） 3.送走客户。到访者走出办公室，要先替其按好电梯，然后站在电梯旁边做好指示，并跟到访者道别。 2、接听电话及转接工作流程 1.听到电话铃响，在电话铃响3声之内一定要拿起话筒接听 2.电话接通后说“您好，这里是天成集团” 3.倾听来电事宜。 4.对自己职责范围内能够处理的事情直接回复对方。 5.对自己职责范围外或者直接找人的电话，若明确知道对方要找的人在办公室，则进行转接，转接前询问对方姓名及事由，然后说“请稍等”，转接到相关人员时，与相关人员说明情况，征得相关人员同意后进行转接。 6.若明确知道对方要找的人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告。 7.留言记录，要记录清楚对方的单位、姓名、联系方式、要找的本公司人员、事由等，并跟对方确认后结束电话。 8.通话结束前，礼貌跟对方说再见。 因公司前台接待岗位的重要性，前台接待人员不得擅自离岗，如有事宜，请联系其他人员暂替其岗位。