前台接待管理.docx

网站： WWW.XINCHOU.CN 网站： WWW.XINCHOU.CN 中国薪酬网 海量人力资源资料下载 前台接待管理 一、接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责三、客人来访登记表 公司前台来访客人登记表 前台接待来访记录表 物业公司前台来客登记表四、前台接待日志表 五、函件收发登记表 信函与快件签收登记表 信函与快件寄送登记表六、前台接待管理流程 预约客人来访接待工作流程 来电转接流程 七、收发文件管理流程 信函收发工作流程 接收信函、快件工作流程 寄送信函、快件工作流程 传真发文工作流程 传真收文工作流程 收文背签流程 八、前台接待流程九、来电处理流程 一、接待主管岗位职责 职责 职责 1 制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批 职责 2 协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行 职责 职责 3 对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质 职责 职责 4 协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况 职责 职责 5 主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦 职责 6 参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施 职责 7 受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理 职责 8 与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等 职责 9 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率 职责 10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核 职责 11 负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作 职责 职责 12 正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决 职责 职责 13 协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系 职责 职责 14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理 二、接待专员岗位职责 职责 职责 1 服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务 职责 2 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 职责 职责 3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息 职责 职责 4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档 职责 职责 5 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存 职责 职责 6 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 职责 7 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 职责 8 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 职责 9 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡 职责 10 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记 职责 职责 11 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见 职责 职责 12 完成领导交办的其他或临时工作 三、客人来访登记表 公司前台来访客人登记表 序来访 序 来访 是否 被访人 时间 备 姓名 所在单位 事由 号 人数 预约 姓名 部门 到达 离开 注 1 2 3 4 5 … 编制： 审核： 来访人来访人 来访人 来访人 来访 接待人 姓 名 单 位 时间 接待 内容简况 处理意见： 处理结果： 处理结果： 编制： 审核： 物业公司前台来客登记表 序姓 序 姓 来访 联系 是否 被访单位及 来访 时间 备 所在单位 号 名 人数 方式 预约 被访人姓名 事由 进入 离开 注 1 2 3 4 5 … 编制： 审核： 四、前台接待日志表 日期 日期 年 月 日 记录人 姓名 签到时间 姓名 签到时间 考 勤记录 收发记录 收发记录 接待记录 电话记录 备注 编制： 审核： 五、函件收发登记表 信函与快件签收登记表 日期 日期 来件单位 编号 数量 密（速）级 接受部门 签收人（签字） 编制： 填表人： 信函与快件寄送登记表 日期 日期 送寄部门 编号 数量 密（速）级 送达单位 接收人 送寄人（签字） 编制： 填表人： 六、前台接待管理流程 预约客人来访接待工作流程 前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门 开始①整理当天预约记录 开始 ①整理当天预约记录 告知来访者情况 ②确认与提醒访问事宜 配合 ③来访登记 来访 ④通知被访者 客人等待 ⑤确认来访告知相关事宜 ⑥引领会见 准备接待来访客人 接待来访客人 审核 ⑦来访信息录入， 记录汇总 送走客户 ⑧存档 结束 网站： WWW.XINCHOU.CN 网站： WWW.XINCHOU.CN 中国薪酬网 海量人力资源资料下载 来电转接流程 前台接待专员 前台接待专员 外部单位人员 各部门或员工 开始 开始 ①听到电话铃响 拨通电