会议的策划与准备—会议文件的准备（会议策划组织课件）.pptx

会前计划与准备 目 录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备 Part 01项目描述 会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。 Part 02 学习目标任务五 会议文件的准备了解会议文件的类型1熟悉和掌握会议通知的书写格式2熟悉开、闭幕词的写法3 Part 03任务导入学校将在4月28日举办一次表彰大会，对上一学年表现突出的师生给予表彰。你作为学生会主席，接到命令要参与准备会议文件……思考会议文件有哪些？你该怎样准备以及要注意哪些事项？ Part 04项目驱动会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。会议通知是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者和与会者沟通的重要渠道。一、会议通知 Part 04项目驱动会议通知至少要包括以下几个方面的内容：一、会议通知（一）会议通知的写作要素01时间02主题03参与人员04地点 Part 04项目驱动标题：（发文机关）＋事由＋文种主送机关名称正文落款发文机关、日期一、会议通知（二）会议通知的写作格式 Part 04项目驱动二、开幕词、闭幕词（一）开幕词开幕词的概念和特点1开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。 其主要特点是：宣告性和引导性。[] Part 04项目驱动标题（××会议开幕词）（或××领导在××会议上的开幕词）（或××领导在××会议开幕式上的讲话）称谓（女士们、先生们等，根据大会情况选择称谓，顶格）开头：问候语之后宣布大会开幕。主体：会议的筹备和出席会议的人员情况；会议召开的背景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响等等。（要求行文明快流畅，评议坚定有力，充满热情，富于鼓舞力量。）结尾：祝大会圆满成功。开幕词通常由标题、称谓、正文三部分组成二、开幕词、闭幕词（一）开幕词开幕词的写法2 Part 04项目驱动闭幕词的概念和特点1闭幕词，是在大型会议或重要会议即将结束时有关领导人对大会的议程及会议中解决的问题所作的带有评价性、总结性的讲话，其主要特点是总结性和评价性。[]二、开幕词、闭幕词（二）闭幕词 Part 04项目驱动闭幕词的写法2标题（××会议闭幕词）（或××领导在××会议上的闭幕词）（或××领导在××会议闭幕式上的讲话）称谓（女士们、先生们等，根据大会情况选择称谓，顶格） 开头：首先用一段简明的文字说明大会在什么情况下圆满结束，胜利闭幕；之后，以简练的文笔概要总结大会情况或对大会作出基本评价。 主体：对大会讨论通过的主要文件、研究解决的重要（或重大）问题；会议取得的成果及经验；会议的重要意义和如何贯彻会议精神等方面进行归纳肯定，并在此基础上提出贯彻执行的要求。 结尾：以简明、富有号召力而又充满信心的精炼语言，郑重宣布大会胜利闭幕，同时，再次对与会者和相关单位表示感谢和祝愿。闭幕词与开幕词写法大体一致，由标题和正文两大部分构成。二、开幕词、闭幕词（二）闭幕词 Part 04项目驱动讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是指人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿是指领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性讲话的文稿。讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的，具有针对性的特点。秘书在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题、讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。“”三、讲话稿（一）讲话稿的概念和特点 Part 04项目驱动标题（单标题和双标题两种写法）（×××省长在全省教育工作会议上的讲话）（进一步学习和发扬鲁迅精神——在鲁迅诞辰110周年纪念大会上的讲话）称谓（根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，要求庄重、得体。） 开头：概述讲话内容，说明讲话的缘由或所要讲的内容重点。 主体：根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神；可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见；可以结合本单位情况，提出贯彻上级指示的意见；可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话；也可以围绕会议的中心议题，结合自己的分管工作谈几点看法等等。 结尾：总结全篇，照应开头，发出号召；或者征询对讲话内容的意见或建议。讲话稿一般由标题和正文两部分组成，如：三、讲话稿（二）讲话稿的写法 Part 04项目驱动四、其他会议文件供与会者查阅的会议须知、日程