第三章 文书制作 《秘书文档管理》课件.pptxVIP

《秘书文档管理》 □文书制作的含义 ： 文书制作是文书形成主体为了 一定的目的， 以特定的文体格式与载体形式表达主体 意识的行为。 ➢文书制作包括文书写作与文书印制两个方面， 在文 书处理程序中也称作“制文阶段 ”和“制发阶段 ”， 书制作概述前者是对文书内容的表达， 后者是对文书形式的表达。 ➢文书内容反映了作者的思想意图、发文目的， 体现 了作者的意志、决策、思路， 是文书作者以一定的文 字语言对思维结果作出的表达； 文书形式反映了文书 作者与文书接收对象之间的关系， 体现了文书作者的 法定地位、权力以及对文书所赋予的管理要求， 是以 一定的技术手段对文书特定形式作出的表达。 □ 文书制作的过程 □ 文书制作包括制文阶段和制发阶段 ➢ 制文阶段 • 交拟 书制作概述 • 拟稿 • 核稿 • 签发 • 复核 第三章 文书制作 •交拟 组织的负责人将拟稿任务交给有关起草人员 的办文环节， 是文件制作的起点。 □ 拟稿任务主要包括本组织主动向上级、平 级、下级组织制发和本组织作为收文的承办单位进行 的回复性发文。 书制作概述•拟稿 拟稿人根据组织负责人的意图， 在发文稿 纸上起草文件， 是文书处理工作的基础。 □《国家行政机关公文处理办法》对草拟文件的规 定 □《中国共产党机关公文处理条例》对草拟文件的 规定 □ 按照国家标准《发文稿纸格式 》拟制定稿 •核稿 公文送负责人签发前， 由办公厅（室） 负责 人进行审核的过程。 □ 核稿的目的是为了加强对机关发文的管理 与控制， 保证公文质量， 节省负责人审核签发的时间。 □ 核稿主要从以下几方面着手： 一看是否需 要行文， 二看文稿内容， 三看文字表达 ， 四看公文体 书制作概述式 。 •签发： 组织负责人对呈批的文稿进行审定后， 签署意 见的过程。 □ 文稿一经领导签发， 即可生效， 领导签发 的日期， 即为文件成文日期。 □ 签发又有正签、代签、核签、会签四种形 式。 □ 签发包括： 签发意见 、签发人姓名 、签 发日期 。 • 复核 秘书机构在文件正式印制前， 对已签发的定稿 进行全面检查的过程。 复核重点是： 审批、签发手续是否完备； 附件 材料是否齐全； 格式是否统一、规范。 书制作概述 ➢制发阶段 • 打字排版 • 校对 • 核稿 • 签发 • 复核 书制作概 打字排版 打字员将领导签发后的文件定稿， 按照文种选 择文件格式进行打字排版的过程。 要做到： □ 打字排版以签发的定稿为依据， 忠实于原稿。 □ 版面设计美观大方， 严格按照文件格式排版。 □ 打印排版要建立相应的登记制度 。 •校对 以负责人签发的定稿为基准， 对打印出来的 样本进行核对的过程。 核对要做到： □ 第一， 认真负责， 严格细致， 杜绝差错 。 第二， 以定稿为依据， 忠实于原稿 。第三， 使用国家 统一规定的校对符号 。第四， 根据具体情况选用不同 书制作概述的校对方法。 •印制 指按照文件印刷要求和印制份数对文件进行 印制的过程。 文件印制应使用符合存档要求的书写材料， 做到准确、及时、规范、安全、保密。 □ 以组织负责人签发为准，未签字的文件不得用印。 □ 与文件制发组织名义相一致。 □ 将印章端正、清晰地盖在文件落款处，做到上不压 □ 正文， 下骑年盖月。 □ 用印要填写《用印登记簿》 •用印 在缮印好的文件落款处加盖发文组织印章的过程。 用印要注意： 书制作概述 第三章 文书制作 □文书制作的要求 ➢第一， 真实反映法定作者意图 ➢第二， 严格遵守公文格式要求 ➢第三， 准确把握公文写作特点 ➢第四， 严密控制公文制作程序 书制作概述 □体式的含义 □ 所谓文书体式， 简单地说就是文书的文体与 格式。 ➢文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要形成的 语文体式， 是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般 特点的应用文体。 ➢ 文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规 格置排的整体结构形式， 包括文书的文体要求、 内容 结构、要素标记和格式安排等几个方面。 ➢公文体式包括公文文体与格式两个方面， 前者为对公 文写作的要求， 后者为对公文印制的要求， 两者紧密 联系、相互影响。 书体式 □法定公文格式 ： 法定公文格式是针对法定公文制定 的规范格式， 目前主要指