采购流程及管理.doc

采购流程及管理 采购流程 一，下单： 1.一般情况下，采购人员接到BOM单，获取BOM单以下基本信息：存货编码，存货数量，产品型号，项目号 ，单机，数量。 2.分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商，订单必须含有以下信息：名称，规格，项目单机，材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。 3.采购审核员按照具体情况进行订单审核 4.采购BOM给采购人员以后，采购人员需要与上游部门核对采购信息，同时要求签字回传。 二，跟催： 1.采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。 2.BOM清单下发3天内与供应商确认开始加工日期与交货期，7天内确认加工进度，10天内确认加工进度与交货期，13天内确认加工进度与交货期，15天确认是否发货及物流相关信息（暂定15天交货期，如图纸数量过多考虑交货期）相关采购人员需形成表格以便跟进加工进度 3.下发清单涉及相关图纸 要求加工商在2天内提供图纸清单及所需图纸文档格式，技术部在1-2日内提供相关图纸 4.对于未及时提供清单及图纸需求的加工商进行考核，超出时间纳入到加工时间中，交货期不做延长 三，入库： 1.实物入库： 收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。 2.单据入库： 采购人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到系统中，便于仓库对帐。 四，退货与返修： 1.采购填写退货单，进行订单退货。 2.返修件填写返修单，返修件采取就近供应商返修与生产车间返修 （根据零件返修加工需求） 3.就近供应商返修 第一时间给出维修报价与维修周期 4.返修件产生相关费用采取乘以2倍扣除原加工商货款（采购部制定维修报价单提供给原加工商） 5.生产车间返修由生产车间自行安排人员进行返修（无条件）（采购部根据生产提供维修工时核算维修成本提供给原加工商，相关维修工时需进行核验） 6.返修时效需满足生产要求进行跟进 五，对帐： 一），月结表： 每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购人员按照我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和合同对月结账单。 目前月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。 二），增值税发票： 校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。 六，付款： 按照付款周期编制付款计划，安排付款。 月结款每月1-10日需提交财务，每月25左右付款 询价准备 1 、计划整理。采购部按照公司采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。 2 、组织询价。对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性。询价报价单在成交结果确定前应当保密。 3 、 询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。 4 、收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。 5 、确定被询价的供应商名单。采购部通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价让其报价。 采购部奖罚制度? 一.?目的? 为规范采购日常行为，激励和提高采购人员的工作积极性和责任心，保证按时、按量和按质地采购所需物品，特制定如下奖罚制度。 二.?适应范围? 本制度适用采购部全体人员。? 三.?奖励细则? 1.?采购人员及内勤及时完成上级安排的各项任务且当月无差错体现的，奖励 元/人。? 2.?在同等或更低价格中找到更好质量的供应商，根据产品使用量与金额酌情奖励 - 元。? 3.?采购能找到价格更优惠的替代产品，按产品用量与总采购金额情况酌情奖励 - 元/次。? 4.?同等质量或更低价格中找到产能更大，交期更准时的供应商每按情况奖 元。? 5.?在原供应商的基础上主动将价格谈到比历史采购价更低，根据情况及采购量奖 元/次，若连续谈价下调，可多次奖励。? 6.?市场价格确定涨价时，采购人员可保持原价或将价格谈到涨价范围之下的根据情况奖 元/次。? 7.?上级指定人员对订单进行谈价的，按采购金额及差价情况奖200元/次。 8.?货到付款谈到月结或更长按此供应商每年采购金额的0.5-2‰奖励。 9.?一年内新找的供应商有50％以上能月结的奖励500元。? 10.?外包商付款方式有明显改进，如前期付款额度减小，付款周期增长的奖 - 元。?? 四.?惩罚细则? 1.?采购人员及采购内勤不能及时完成任务和处理事情不及时且没有向上级汇报的酌情处罚50-100元/次。? 2.?采购单不全