物料管理财务相关程序.docxVIP

IBT 深圳智宇财务会计制度 IBT 深圳智宇 财务会计制度 PAGE 1 PAGE 1 物料管理财务相关程序（试行） 批准： 本制度中涉及到的物料是指工程项目、研发用的原材料、器件设备、辅助材料等。各相关部门及人员应严格按照此程序操作。 一、采购申请 1、零星采购 零星采购包括研发用料、日常办公用品、杂物，工地临时采购的辅料、计划外的零星项目等，应由请购人填写请购单，由部门负责人、公司领导签字批准后转采购部方可采购。 对于零星采购项目，为简化工作程序、提高工作效率，核销时暂按费用报销的形式处理，不通过仓库收发核算。但对于工具、办公用品等物资，行政部门一定要做好台帐登记工作。 2、工程项目物料采购 工程项目确定后，由工程部以项目为单位制作物料需求总计划，并组织技术部、采购部及公司相关 领导进行评审，评审通过后作为物料需求总控的依据。该计划一式三份，一份留底，一份转财务部，一份转采购部。 正式请购时，由项目经理依据物料需求总计划和工程进度，制作请购单，经公司领导批准后转采购 部进行采购，采购部应结合库存情况，作好采购准备工作。为提高资金使用效率，避免货物积压，采购部应尽量做到零库存。 超过物料需求总计划的采购，必须经公司领导特别批准，否则超量采购所造成的损失由采购部负责。 采购部应至少选择三家供应商报价，以质优价廉的原则确定供应商，供应商确定后，开始拟定合同， 经公司领导批准后，正式编制订单进行采购。 3、在电算化管理模式下，采购订单下达后由采购员录入系统中并进行跟踪管理，订单上的货物经审核转入仓库以及发票转财务部处理完毕后，订单管理才算完成。 由于实际工作中常常以合同作为订单下达，此时应把合同作为订单直接录入系统中。 在订单录入系统的过程中，如有新增的存货，供应商、品牌等，由采购员自行按照编码原则录入系统中，其余关于分类、其他档案的增加修改等由系统管理员处理。 注意的是：电算化系统业务流程以订单为起点，订单录入系统的时间以正式下达开始，另外，合同作为订单使用时，也以正式下达订货通知为起始时间。因公司属增值税小规模纳税人，所以不存在增值税发票问题（即便有也等同普通发票），所以在新增存货档案时，一定要将税率设为零。由于公司需要按品牌管理，所以一定要在“自由项”中把“品牌”打“√”。 订单编号采用手工录入的形式，编号必须唯一，采用“年月日”形式的编号，按“年 /月/日+采购 员姓字第一个声母+序号”，如：2006/03/10w01：表示“06 年 3 月 10 日魏娟的 1 号订单。 4、对于工程项目的采购，应遵循“按项目下单”的原则，每个订单必须注明项目名称。以后入库单、出库单等都必须注明项目名称。 二、定金及预付款 需要支付定金或预付款的，采购员应编制“付款申请书（支票领用单）”，将请购单、合同或订单附于后面，由部门经理、公司领导签字后转财务部办理支付手续。 三、验收入库 物料到货后，应由检验人员检验，填写验收单或在送货单上签字确认，仓管员根据验收单填写入 库单。入库单一式三联，分别由仓管员，采购员，会计签字后生效，一联仓管员用以登记库存台帐，一联转财务部，一联转采购部。 在电算化系统管理模式下，仓管员在收货后，可直接录入系统中，登记库存台帐，入库单可从系统中直接拷贝订单，直接打印出入库单。 仓库应在月末出报表报送相关部门。 四、支付货款及欠款 货款是指货到验收无误后支付的款项，采购员应编制“付款申请书（支票领用单）”，将请购单、合同或订单、送货单、验收入库单、附于后面，由部门经理、公司领导签字后转财务部办理支付手续。财务部根据采购员转来的付款申请凭据与仓库以及供应商往来明细核对无误后根据资金使用计划办理付 款，财务部由于资金周转等问题当月不能支付欠款时，必需入帐形成欠款。 日后需要支付欠款时，由采购员或财务部直接制作付款申请书，注明已入帐的欠款凭证号，并将原 付款凭证有关凭据复印附于后，交由公司领导审批后办理支付。五、先付款后交货 本条所称的先付款后交货是指全额付款，后发货的情况，或者说供应商送货后，由于其他方面的原因，公司不能及时办理入库手续的情况，可按第二条程序办理支付货款。但付款后采购员必须办理核销手续，即将发票，验收单、入库单转财务部销帐。 此条采购购员应特别注意事后及时核销，财务部负责督办，否则会造成财务报表失真，帐实不相符，税务处罚等问题。 六、领用 本条“领用”是指从仓库直接领用。 领用物料应由领用人填写一式三联的“领料单”，列明物料的名称、型号规格及请领数量、用途等， 由部门负责人、公司领导批准后到仓库领用，仓库保管员补填实发数并签字后将一联退回领料人，一联 登记库存明细帐，一联转财务部。同时，根据领料单的内容录入电子系统中，登记库存台帐。在实际操作中，仓管员接到发货通知，也可直接开具出库单，相关人员签字