WPS Office 办公软件应用（微课版）第4章.pptx

第4章WPS 文档的进阶操作WPS Office 办公软件应用（微课版） 目录 Contents4.2　将长文档化繁为简4.1　利用邮件合并批量制作文档4.3　审阅与修订文档4.4　多人协作编辑 WPS 文档 4.5　课堂案例：编排审阅“人力资源规划方案”文档4.6　强化实训 4.1.1 选择数据源数据源是执行邮件合并的关键，它将执行邮件合并主文档内容中有变化的部分并按照字段分类集成到文件中，然后将主文档与数据源关联，便可快速制作多个内容相似但又不完全相同的文档。单击“邮件”按钮 单击“打开数据源”按钮查看数据源 4.1.2 插入合并域插入合并域就是插入收件人列表中的域，将主文档与数据源中的数据关联起来。插入合并域单击“查看合并数据”按钮继续查看合并数据 4.1.3 合并文档确认合并数据无误后，就可合并文档。在 WPS 文字中提供了合并到新文档、合并到打印机、合并到不同新文档和合并到电子邮件 4 种合并方式，用户可以根据需要进行选择。 合并文档 查看合并文档 目录 Contents4.1　利用邮件合并批量制作文档4.3　审阅与修订文档4.4　多人协作编辑 WPS 文档 4.5　课堂案例：编排审阅“人力资源规划方案”文档4.6　强化实训4.2　将长文档化繁为简 4.2.1 可视化文档结构指定大纲级别选择大纲级别查看效果 4.2.1 可视化文档结构调整大纲的显示级别选择要显示的大纲级别查看显示的大纲级别 4.2.1 可视化文档结构折叠和展开段落在编辑文档的过程中，还可通过折叠和展开段落控制大纲视图中显示的段落内容。其方法是：将文本插入点定位到段落中，单击“大纲”选项卡中的“折叠”按钮 ，将隐藏该段落的附属内容，如果该段落下包含多个级别的内容，将隐藏最低级别的内容，其他级别的内容将只显示子标题。在大纲视图中，还可调整段落的位置。其方法是：将文本插入点定位到段落中，单击“大纲”选项卡中的“上移”按钮 ，鼠标所在的段落将向前移动一段；单击“下移”按钮 ，文本插入点所在的段落将向后移动一段。调整段落位置 4.2.2 插入脚注和尾注在编辑论文、实验报告、行业报告等长文档时，通常需要补充说明一些难理解的名词等，此时就会用到脚注和尾注。● 插入脚注 ● 插入尾注 4.2.3 插入超链接在浏览文档时，如果希望单击文档中的某个文本就能快速跳转到指定网页、其他文档或当前文档的其他位置，那么可以为该文本插入超链接。设置超链接单击“超链接”按钮打开链接的网页 4.2.4 制作索引索引是根据一定需要把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来，标明出处、页码，并按一定次序分条排列，以供人查阅。索引的本质是在文档中插入一个隐藏的代码。单击“标记索引项”按钮查看索引目录索引设置 4.2.5 使用书签书签可用于标记文档中的某一处位置或文字，用户在浏览长文档时，可以通过书签快速定位到目标处。● 插入书签 ● 定位书签 目录 Contents4.1　利用邮件合并批量制作文档4.4　多人协作编辑 WPS 文档 4.5　课堂案例：编排审阅“人力资源规划方案”文档4.6　强化实训4.2　将长文档化繁为简4.3　审阅与修订文档 4.3.1 拼写检查拼写检查主要是检查文档中的拼写错误。拼写检查完成拼写错误修改 4.3.2 简繁转换在 WPS 文字中，通过繁转简和简转繁功能可在文字的繁体和简体间实现快速转换。繁转简和简转繁的方法分别如下。选择文档中的繁体字，单击“审阅”选项卡中的“繁转简”按钮 ，可将所选的繁体中文转换为简体中文。繁转简选择文档中的简体字，单击“审阅”选项卡中的“简转繁”按钮 ，可将所选的简体中文转换为繁体中文。简转繁 4.3.3 批注与修订批注能在不改变原文档内容的情况下，在文档页面外添加修改建议；而修订则能直接在原文档中修改内容，然后制作者再根据情况决定是否接受审阅者的修改。插入批注答复批注 4.3.3 批注与修订修订文档接受或拒绝修订01接受修订02拒绝修订 4.3.4 文档权限设置在制作或审阅大型文档时，同一个文档经常需要多人编辑或审阅，为了不让他人随意更改某些格式或内容，可为文档设置编辑权限。 限制所选样式的格式 ● 限制所选样式的格式 ● 设置文档保护方式 目录 Contents4.1　利用邮件合并批量制作文档4.5　课堂案例：编排审阅“人力资源规划方案”文档4.6　强化实训4.2　将长文档化繁为简4.3　审阅与修订文档4.4　多人协作编辑 WPS 文档 　多人协作编辑 WPS 文档在我们的日常工作中，经常需要多人编辑同一文档，此时，就可使用 WPS 文字提供的在线协作功能，远程访问、编辑文档。单击“分享”按钮单击“在线协作”按钮选择分享方式 　多人协作编辑 WPS 文档在线协作页面复制分享链接加入多人协作 目录 Contents4.1　利用邮件合并批量