证照资料管理制度流程.docx

证照资料管理制度 （试行） 目的 为确保**公司（以下简称“公司”）战略目标的实现，推进公司“制 度化、规范化、标准化、精细化” 管理，保证公司证照资料使用的合法性、严肃性、权威性，维护公司形象及合法权益，杜绝证照资料滥用等违法、 违规行为的发生，制定本制度。 适用范围 本制度适用于公司各类证照资料的管理。 证照资料的种类 经营许可类：营业执照（五证合一）、开户许可证、机构信用代码证、融资性金融许可证、社保登记本、贷款卡、发票领购簿等。 财产产权类： 土地使用证、房屋所有权权证、机动车行驶证等。 资信类文件：公司章程、验资报告、审计报告、专项审计报告、评估报告、信用评级报告、工商年检报告等。 重要文件：各银行合作协议、董事会任命文件、董事会决议、政府部门公文批复等。 证照资料申办流程 证照资料申办流程图 岗位职责： 岗 岗 位 职 责 欢迎阅读 经办人 1.按照要求准备材料 2.按照程序履行审批手续，审批程序完备后办理证照相关事项。 部门经理副总经理总经理 对所办理证照的适用性、合理性负责。依据岗位职责履行审核职责。 行使审批权。 流程关键控制节点： 经办人需到相关部门领取办理证照所需的各种表单及准备资料清单。 公司各类证照资料的办理由各证照的管理部门提出，并根据需 要填写《证照资料申办审批单》（附件 11.1），经办人需填写申请人名称、申请日期、隶属部门、申办证照名称、使用范围（或事由）等信息，经部 门经理、副总经理、总经理审核/审批后方可办理。 审批手续完备后经办人准备所需资料，经部门经理审核无误后, 按照公司《印章管理制度（试行）》规定办理用印。 经办人应及时领回所办证照资料，并按岗位职责分工进行登记及保管。 流程文件/表单 《证照资料申办审批单》（见附件 11.1） 证照资料使用的管理 证照资料使用申请流程图 岗位职责： 欢迎阅读 岗 位申请人 职 责 按照使用要求如实填写《证照资料使用审批记录单》或《证照资料外出使用审批单》，并逐级审批。 申请部门经理保管部门 对证照资料使用用途及范围的真实性负责。 审核证照资料使用的用途是否合理； 对证照资料使用的安全性负责。 总经理 行使审批权。 流程关键控制节点： 申请人因工作需要，借阅、复印、外出使用证照资料，应根据情况如实填写《证照资料使用审批记录单》（附件 11.2）或《证照资料外出使用审批单》（附件 11.3），写明事由及拟用证照资料名称、件数等进行详细说明。 证照资料保管员应建立《证照资料使用登记薄》，详细登记证照资料使用时间、用途、使用类型、申请部门、申请人等内容，并定期归档。申请人在使用证照资料前应配合证照资料保管员填写《证照资料使用登记表》（附件 11.4），如需外出使用时应配合证照资料管理员填写《证照资料外出使用登记表》（附件 11.5）。 公司证照资料使用外出时需随行一名人员保管，外出期间证照资料由同行人保管，不可由使用人保管。同行人对证照资料的使用范围、安全保管负责，并负责监督使用人合理用件。 外出使用人只可将证照资料用于申请事由，不得用于申请证照 欢迎阅读 资料事项以外的事项，使用完毕后应立即交回。 证照资料保管员只有证照提供权，没有审批权。 证照资料保管员不得在审核 /审批手续不完备的情况下提供证照资料，如遇到特殊情况相关授权领导无法签字，应电话通知授权领导， 得到许可后方可提供证照资料，并督促使用人事后补齐审核/审批手续。 在审批手续不符合规定时，证照资料保管员仍提供证照资料的，由证照资料保管员承担一切责任；审核/审批手续齐全，出现问题后应由申请人及审核/审批人分别承担相应责任。 公司所有部门及分支机构在对外提供证照、资料及文件时应及时登记 《证照/资料/文件领用登记表》（附件 11.6） 流程文件/表单 《证照资料使用审批记录单》（见附件 11.2） 《证照资料使用登记表》（见附件 11.3） 《证照资料外出使用审批单》（见附件 11.4） 《证照资料外出使用登记表》（见附件 11.5） 《证照/资料/文件领用登记表》（见附件 11.6） 证照资料的使用范围 公司所有证照资料必须按照规定范围使用，不得超出范围使用。 经营许可类证照的使用范围主要为： 与公司合作的各银行准入业务； 与公司合作的各银行授信业务； 公司银行账户的开户、变更信息、销户； 欢迎阅读 查询本公司征信； 查询复制机读档案； 办理年度审计报告业务； 办理验资报告业务； 办理工商登记、变更、年检、注销； 办理公司年度评级报告； 担保客户在办理抵押物登记时； 办理车辆保险； 办理社会保险、医疗保险及住房公积金等相关事宜； 开具增值税专用发票； 主管机构部门（国家税务总局、地税局、市财政局、省 /市工业和信息化局、省担保融资协会等）； 其他。 财产产权类证照的使用范围： 办理车辆年