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装档案步骤
1. 收集整理档案材料、（注意各种资料的意见及盖章位置是否填写完毕）、领取
档案袋等。
2. 清点高中档案，如果领取的高中档案数量跟毕业生的档案数量不一致，请逐
个说明，如XX退学，XX延长毕业等，在6月30 日前归还学生处。
3. 在档案袋背面用黑色中性笔写学生姓名、班级、学号。
4. 将学生档案材料放入学生档案袋，按照《学生档案目录》顺序放，核对后填
写学生档案目录，并签名。操作流程建议如下：先把所有材料按照点名册的
顺序整理完毕，然后把所有档案材料按《学生档案目录》顺序一字排开，一
人分拣后递给另外一个人核对，核对无误后填写档案目录、签名，并将材料
装进档案袋，进档时需再次核对材料和档案袋的名字是否对应，避免装错。
5. 填写附件 2：《2020 届毕业生档案卷内明细表》电子版和纸质版，把没有报
到证的学生在备注上注明。（备注最好由就业主任提前做好）
6. 通知学生处抽查。
7. 打印档案派遣地点、学生姓名的标签，贴在档案袋正面（注意姓名要与档案
资料所属人一致）
8. 领取封条、贴封条。
9. 在EMS信封上贴邮寄详情单，只要撕开背面那张纸即可贴。
10. 将学生档案装到 EMS 袋子里面。装的时候注意查看学生姓名、派遣地址和
详情单地址是否一致。如果不一致，要更改派遣地址的，需到学生处领取并
手写邮寄详情单，此项工作需由细心之人负责，避免出错。
11. 将装好的EMS档案，按班级点名册顺序，每20个为一捆，捆绑好，写上序
号如第N捆。
12. 核对数量，填写附件3：《XX学院2020届毕业生档案派遣统计表》
13. 将所有档案和附件 2-3 （电子版和纸质版）移交学生处，核对无误后，约好
时间进行档案的移交，并派档。
14. 将剩余档案材料、详情单和EMS信封交回学生处。
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