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公司电话接待服务要领
1.响铃时
电话铃声响后,应尽快拿起话筒。这是非常重要的,直接关系到企业的形象,有人称之为商战成功的秘诀之一。许多公司规定,电话铃声响三次之内,电话员必须拿起电话。如果让客户久等,会引起其不快,下次就不会再来电话联系业务。
拿起话筒后,不等客户询问,要立即报出“您好,这是××饭店”,如果客户首先询问,电话员应予以肯定,“是的,这是××饭店”。语调要亲切诚恳。
2.订餐时
客户报出其姓名时,电话员应热情回话:多次承您关照,非常感谢。
接受电话订餐或送餐时,必须确定好时间地点、品名和数量。必要时加以复述确认。
3.找人时
若遇找人电话,应迅速把电话转给被找者。如果被找人不在,应告诉对方,“对不起,××先生(小姐)刚出去了”之类。若需传言,应作好记录。
4.电话声音太小时
如果对方语音太小,就大声“喂、喂”之类是不礼貌的,而应讲“十分对不起,您的声音有点小”。除外,由于新职工对企业情况知之不多,一般不要抢接电话,一问三不知,会给客户留下坏印象。
5.通话时注意的问题
客户来电话,多为询问与经营业务有关的问题,所以,接电话者或专职电话员必须熟知企业情况,特别是在本店经营的花色品种、价格等。
通话过程中,若需与其他人讲话,应讲一句“请您稍等一会儿”,然后手捂送话筒,小声交谈。
如果通话过程中,需要客户等待,应讲一句,“请您稍等一会”,如果等待时间过长,再讲一句,“对不起,请您再等一会儿”,否则客户会挂机。再次通话时,应首先致歉:“让您久等了”。在通话时,如果有其他客户,接电话者不应目中无人,应点头致意。
6.放下电话时
通话结束后,要等对方先挂上电话,以免对方还有什么话要说。同样,自己先挂电话,对客户来讲,是不礼貌的。放下电话时,不能乱摔乱扔;而应手托话筒,轻轻放下。
7.打错电话时
往往会有人错打电话,这时不能粗暴地讲“错了!”正确的做法是,“您打错了,这里是××饭店。”态度不能居高临下,应诚恳,语言应亲切。因为这有可能感染对方,使之成为新客户。
8.打出电话
打出电话时,应先确认号码。通话规范是,先报出自己或企业的名字,然后转入正题。
打出电话最重要的是确认受话人,这不仅会避免浪费电话费,而且也不至于耽误事情。
9.打出电话的时间
非紧要事情,在客户来电话的高峰时,尽量不要占用电话。打出电话时,要简洁,少占用时间,并向对方致歉:“对不起,因为是用餐高峰……”
10.打电话时的姿势
打电话时,应面向送话筒,头略低,身体自然,富有诚意。因为这会为正在用餐的客户带来好感。
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