秘书该如何做好会议前准备工作.pdfVIP

秘书该如何做好会议前准备工作？ 一般会议准备工作包括如下内容： (1)安排会议议题； （2)确定会议步骤(包括议程、程序和日程）； （3）确定与会人员; （4）确定会议时间； （5)办理会议报批手续； （6)签发会议通知； （7）准备会议文件和材料； （8）选择和布置会场; (9）排列座次； （10）妥善安排后勤服务事宜； （11）做好新闻发布工作； （12）进行全面的会前检查。 案例1： 西北某公司根据市里关于加快招商引资的指示，准备召开一个 大型的招商引资洽谈会,你做为此次会议的主要筹备人员，将如何确 定此次会议的主题和会议议程. （1）明确会议要研究解决的问题、达到的目的； （2）要有切实的根据并要结合本单位的实际情况，有明确的目 的；要以市领导的指示为依据，根据本单位资金、人才、技术的实 际情况，达到资源的优化配置； (3）报请领导审批； （4）确定会议议程要根据主要领导的情况，确定会议主持人. （5)根据会议的主题，确定发言人； （6）围绕主题，确定讨论题目和讨论方式； (7）根据目的，写好总结。 案例2： 某公司将举行一次上千人的总结表彰大会，会期半天,请问该公 司的秘书应如何选择合适的会址。 (1）选择大小适中适中的会场,该次会议人数众多，需选择会谈、 礼堂或体育场馆等场所； （2）选择远近适当的会场,该次会议人数多、会期短，应首先 考虑交通是否便利； （3）选择环境适合的会场； (4)选择设备齐全适用的会场。 案例3： 你所在的公司将与国外某企业举行商务会谈，总经理安排你负 责此次会谈的准备工作 ,请你考虑此次会谈的性质并对会谈准备计 划的内容进行模拟设置。 （1）此会谈属事务性会谈，涉及业务商谈。 （2）准备计划设置如下： ①主动通知会谈的时间、地点； ②了解对方抵达方式，提出接送方式； ③准备会谈场所、物质资料、信息资料; ④对客方的背景、习俗、禁忌、礼仪特征进行了解； ⑤做好必要的文字资料工作准备。