医药公司采购部流程图.docxVIP

广东沣泽医药有限公司 采购部工作流程目录 一、 首营资料收集流程 二、 产品采购操作流程 三、 发票核销和结算流程四、 产品破损处理流程 五、 采购退货处理流程 首营资料收集流程 首营企业资料 ： 营业执照、药品生产（经营）许可证（采购器械：医疗器械许可证） 、GSP 证或 GMP 证、质保协议，法人委托书，销售员的身份证和上岗证、销售合同首营品种资料： 药品注册证、药品质量标准、药品检验报告书、 物价证明文件、药品最小包装样盒、药品说明书原样． 注： 以上资料全部需加盖企业原印章 ,合同可用复印件。 委托书应有法人代表印章，并明确授权范围和委托期限。 电脑录入客户资料 ： 在采购系统的＂基础资料＂界面增加供应商资料录入、产品资料录入。 、 注： 确保输入以上资料的全部内容。 制作并提交首营企业＼首营品种审批表 ： 1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表 2、首营品种提交后，还需在 Word 做一张首营品种审批表格，录入相关内容后连同所有资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。 首营企业审批审核： 首营企业审批表需：采购部经理、质量部经理、质量负责人． 首营品种审批审核： 首营品种审批表需：采购部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人． 注： 以上须部门经理审批后方可发生业务往来。 采购合同的管理： 供应商采购合同需独立归档并建立目录，目录每季度交部门经理汇总． 注： 需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容 备注： 1、 正常业务情况下，按电脑系统提示每月对所有客户资料进行检查，是否出现部分资料过期，如过期应及时更新，不能按时更新的客户以文字方式向质量部申请暂停使用，待资料更新后方可重新进行业务。 2、所有的客户资料必须在有效期内发生业务往来，每年必须对客户资料进行审核更新，确保所有资料的完整性。 2 产品采购操作流程 根据部门经理每日下达的平台 根据每月部门经理下达的采购计划，每月 15 日前按采购计划 购订单。 日期将月计划全部做上系统。  计划，结合购销存情况，做采 生成采购订单： 在采购系统的 ”采购决策平台 ”,将所需要采购的品名输入 ,在这个界面能看到该品种的所有信息 ,包括:最后供应商 .采购单价 ,该商品在途数量 ,库存数量．根据这些信息在要采购的品名前打勾然后选择＂生成采购订单＂ 注：1、执行订单前先打电话给客户落实该品种有没有货，价格有没变动． 2、确定客户的证照和合同都合格、齐全。 采购订单审核： 订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等内容，提交部门经理审核．要赶写预计到货日期． 注：确保所有相关记录完整性。 先付款后提货的 有款期的 交财务付款： 每周 1.3.5 按审核 好的订单生成付款单交部门经理审核后再交财务付款 注： 付款单打印后检查备注及收款人帐号金额是否正确  通知发货： 传真或电话通知供应商发货 到货跟踪： 根据发货周期做好到货 发货跟进： 汇款单上列明采购 明细，传真给供应商，并短信或电话确认对方是否收到传真并安排发货  跟踪。 发票核销和结算流程 采购后及时向供应商催要发票，收到发票，在结算系统选择未结算应付款，选择相应品种生成发票，登记并交财务审核。 注：相同品种按“先发生的先输入发票”原则，生成后输入发票号码和发票上边的开出日期． 已经预付货款的，在发票系统 有帐期的，在每月 10 号根 找到该笔发票后， 点＂结算＂， 据结算条件做好结算计划生成一张预付款核销单。 上报部门经理审批。 根据结算计划，在发票系统，选择该品种未结算的发票，点结算生成付款单交部门经理审核注：在用采购系统一些废的付款单做时，打开该张废 单，选择导出该供应商未结算的＂发票清单＂，切记不能选＂应付款＂，选中要结算的发票点确定生成发票．备注栏注明付款的发票号，品名简称和数量 经财务审核公司领导审批后出 特殊原因不能按款期付款的 纳付款，取得底单后将付款单传 要及时与客户沟通并取得谅 真给对方，并短信或者电话通知 解。对方付款内容。 4 收货破损处理流程 仓库接收货物 检查来货与采购计划是 否相符 相 符 通知验收员验收 不合格 合格 向供应商催要发票  不相符 可 不 接 可 受 接 的 受 的 拒 收 并 联系供应商作 相应处理：换 通 知 相关 供 应 货或销售；落 商，跟踪 实后通知仓库 到 货 和 退回供应商 收货．并跟踪 再 发 货 情况 处理好帐务。 5 采购退货处理流程 待退货未开发票的 已经开票入帐的落实对方开红 字发票，或者下批货开票时少开该笔数量金额． 填写＂退（换）货通知单＂，经采购 部、销售部、 质量部三个部门经理和公司质量负责人审核． 完成后送仓库主管办理退货． 注：需以上各个部门经理签名才算完成 在采购系统