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货币资金内部控制实务问题研究 为了了解中国企业资金的内部控制，并继续研究中国企业内部控制的基本数据，在中国会计协会和中国会计协会的支持下，调查了全国相关公司的财务经理。本次调查主要针对企业货币资金内部控制的三个实务问题(现金开支审批权的分配、现金开支审批权限的划分、内部银行制度)共发出问卷234份,回收77份,三个问题五个问项回收的有效问卷分别为54、44、55、49、46份,有效回收率分别为23.1%、18.8%、23.5%、20.9%、19.7%。从回收有效问卷所代表的企业来看,涉及九大行业。这些企业分布于东部、中西部和老工业基地。整个调查从问卷设计、寄发、回收到汇总分析,历时大半年。本文是最近完成的综合报告。我们认为,本次调查的结论,可以为我们进一步研究中国企业的货币资金内部控制问题提供有益的思考。 一、 现金支出的授权与分配 1. 行业企业对“一支笔审批制度”不做选择 一支笔审批制度曾是我国企业在财务开支审批方面倡导的制度,它强调企业现金支出必须只由一人或其授权审批方可执行。表1主要反映目前中国企业一支笔审批制度的实施情况。(1)半数企业的总经理拥有一支笔审批权(选择率53.7%),27.8%的企业总会计师拥有一支笔审批权,20.4%的企业财务部门负责人有一支笔审批权,较少的企业中董事长或审计部门负责人拥有一支笔审批权,没有企业中的预算机构拥有一支笔审批权。预算职能与业务执行、审核职能分离已成为我国企业的共识。从调查得到的补充说明中我们发现,需要由最高领导审批才可以列支的业务,往往是一些较为特殊(无预算或突破预算)的项目,否则由经办部门审批、财务部门审核即可。对于这些特殊性开支,总经理有权直接审批的是一些开支金额不太大的业务,若金额较大,一般需要集体决策。(2)另一方面我们可以看到,有29.9%的企业并没有对一支笔审批进行选择。实际上,这是企业现金收支管理的传统做法,财务部门只是按国家与企业的现行规定决定每笔开支是否可以列支,执行中往往受到各种力量的冲击而失去控制作用,因此其合理性不仅在理论界颇有争议,在实践中已为一些企业废止了。但近四分之一的企业竟对“一支笔审批制度”不做选择,这表明财务开支方面缺乏必要控制的现象在我国相当一部分企业中还存在,值得我们高度重视。 表1进一步显示,大多数行业企业的选择分布情况与总体情况基本一致,以下行业有一些特殊:(1)石油行业企业中只有一家企业回答了问卷,其一支笔审批是由总会计师和财务部门分层次进行的;(2)化工行业有10.0%的企业审计部门负责人有现金收支的一支笔审批权;(3)商业行业的一支笔审批权高度集中(85.7%)在总经理层次。 表2显示了有关一支笔审批制度执行中的地区差异:(1)各地区都是以总经理拥有一支笔审批权为主。其中,中西部地区总经理拥有一支笔审批权的比例高于其他两地十几个百分点,说明中西部地区总经理在例外情况下拥有较大的权力;同时,这也说明中西部地区在财务管理体制上相对集权,缺乏必要的授权和分层管理,结果容易导致控制效率与经营管理效率的冲突。当企业最高管理当局滥用职权时,又将因丧失必要的制约而使财务收支严重混乱。(2)中西部地区企业中董事长拥有一支笔审批权的比例在三地中最高,而老工业基地企业没有。企业的日常经营活动应由经理人员负责组织实施,因此对于企业日常收支的组织、审批应是以总经理为首的经营者系统应尽的职责,董事长对此只负有督导任务,而并不能越俎代庖,直接代行日常经营组织职责。当然,董事长必须关注现金的大额收支或投资支出,但这种关注只能通过监督方式来实现。所以中西部地区企业对此的选择率高并非说明其治理结构完善,相反,是其内部治理结构不完善的反映。(3)老工业基地企业的财务部门负责人拥有一支笔审批权的比例在三个地区中最多。通常情况下,财务部门不应该有现金收支的审批权,它的职责仅是审核而已,只有在授权的情况下,财务人员可以审批一些明确规定的、金额较小的日常业务,这样可以提高日常现金收支业务的处理效率,又防止财务部门职责过于集中而形成失控,因此老工业基地企业对此的选择率较高说明,老工业基地财务部门在长期的财务管理中因业绩卓著而得到了企业领导的高度信赖,财务部门获得了较多的日常财务收支审批方面的授权。但应看到,随着市场经济体制的确立和现代公司制的完善,日常财务收支的审批权过多的集中于财务部门,让财务部门独掌财务收支组织方面较多的权力,极可能导致财务部门滥用职权,这与现代企业内部控制中事权、审批权、财务支付权“三权分立”的基本要求并不一致。在老工业基地现行体制下,必然只能寄望于财务部门的工作人员具有较高的道德觉悟。企业日常经营固然需要道德制约并努力塑造优良的经营管理道德,但是,这只是企业经营的一个方面,企业经营管理首先得依赖严格、严密的制度、程序、方法及合理的体制,尤其是内