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职场商务电子邮件撰写礼仪 在商务往来中，使用电子邮件进行联络时，应当遵守一定的礼仪标准，主要包括 以下四个方面。 第一，在商务交往中，电子邮件也是一种商务文本，应当认真撰写。 向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时， 尤其要注意下面三点。 1.邮件的主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在 前注明。假设是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。 2.邮件的语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别 写生僻字、异体字。引用数据、资料时，那么最好标明出处，以便收件人核对。 3.邮件的内容要简洁。网上的时间极为珍贵，所以电子邮件的内容应当简明 扼要，愈短愈好。 第二，电子邮件应当防止滥用，不发无意义的邮件。 在现代信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一 点就显得更加重要了。所以有人才会说：在商务交往中要尊重一个人，首先就要 懂得替他节省时间。 有鉴于此，假设无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与 他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出。 不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是 必不可少的。 第三，电子邮件应当注意编码问题。 编码的问题是由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、 台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文 编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地 之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文 编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。 1 / 3 因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发 出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可 以收到自己的邮件。 第四，电子邮件应当慎选花哨功能。 现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各 种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商 界人士是必须慎用的。 这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发 时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方 面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所 收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽 弃。 商务邮件的修辞 修辞是撰写商务电子邮件最困难的局部。如果用平常说话的语气，很容易被 视为无礼，这是因为眼见为凭，文字用看的往往比用听更容易被放大检验。 因此，撰写商务电邮前，不妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏 幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。 设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。了解对 方和你一样都是大忙人，讲重点即可。多一点体贴，想方法让你的电邮，看起来 简短扼要，有亲和力但不失礼。 邮件主题： 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送，也 就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比拟好针对单纯的主题加以回 信。 邮件结构：第一段与最后一段是重点 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第 一段。如果信件很长，最好在结尾的局部，再度强调第一段的重点。 要求：主动说出你期待对方做的事情 2 / 3 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明 你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容 的结尾提出要求即可。 日期：邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是 什么时候?因此最好改成「下周三(如 3 月 7 日)」「下个月(如 8 月)」，时间也 要明确，是上午还是下午?是以自己或对方的时区为准?以免双方认知不同而产生 误会。 回复邮件： 如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨