热力有限公司文件和档案管理制度.docxVIP

XXXX热力有限公司文件和档案管理制 度 .目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立 卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 .适用范围 适用于公司各种文件、档案资料的管理。 .职责 3. 1综合办公室负责本制度的编制、更改和组织实施, 并负责控制管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审 批、更改，确保文件的充分性和适宜性。 3.2综合办公室负责各类文件的发放，确保有关场所得 到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和 归档，外来文件的管理。 4.内容 4.1上级来文件的管理 4. 1.1上级来文件要进行登记，将标题、文件页数、来 文机关、日期二复往何人、何单位登记在来文登记表上，然 后交有关领导和部门阅批或办理。 4. 1.2文件阅毕或交办完成后，应及时收回、归档。 4. 2本公司文件管理 4. 2. 1技术文件 文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。 按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人 员，不得随意发放和乱扔。 4. 2.4技术文件要归档保管、专人负责，注意保密，无 主管理领导批准，不得外借外传。 4. 3行政文件 4. 3. 1行政文件的制定（包括通知、办法、条例等）应 结合本公司实际情况，实用可行，言简易懂，并按文件内容 编号。 4. 3.2文件打印由综合办公室领导同意，寄发前，要交 主管公司领导审阅。 文件应填写登记，由综合办公室入档保管。 外单位如需要借阅或查询，须经主管领导同意， 办理相应手续，并及时催回。 4.4文件归档管理规定 4. 4. 1文件的形成有上级来文，国家、行业的标准、规 范等，以及本企业科研课题、技术、工艺文件等 4. 4. 2归档文件的要求 （1）归档文件必须完整，清晰。 （2）归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实 内容记录，要层次分明，符合规定。 （3）文件、资料的保管单位统一由综合办公室设专人 负责。 文件、资料的归档范围 （1）技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、 产品标准，技术说明，设备的安装，维修，运行记录，技术 引进，技术改造，科技情报等。 （2）产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计 报表，计划管理，统计分析等文件。 （3）产品质量检验过程形成的文件，质量检验规程， 牧师化学试验分析报告，质量记录，质量事故处理，以及质 量管理，标准计理等文件。 （4）借经营活动中形成的文件，经营活动和经营管理 形成的各类记录，文件、合同、协议，以及原材料采购，入 库保管等形成的各类文件等。 （5）行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、 凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、 工会活动记录等文件。 （6）文件的分类编号方法，应按文件的形成部门和时 间统一编号，分目录保管。 .相关记录 .解释权 本制度的解释权归综合办公室所有。