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Document Processing Training公文知识培训 CONTENTS142536公文基础知识行文规则公文种类公文模板公文拟制常见问题示例Document basic knowledgeDocument typeDocument PREPARATIONRule of writingDocument templateFAQ 1公文基础知识Document basic knowledge 公文定义Document definition 公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、履行职能、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。1公文基础知识Document basic knowledge 公文格式Document FORMAT1公文基础知识Document basic knowledgeABC版 头主 体版 记 公文格式Document FORMAT1公文基础知识Document basic knowledgeA版 头1. 密级和保密期限 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。2. 紧急程度 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，按照密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下顺序排列。3. 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布。4. 发文字号 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。5. 签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 公文格式Document FORMAT1公文基础知识Document basic knowledgeB主 体1. 标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。标题回行时应注意：词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。2. 主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个标全角冒号。3. 正文 公文首页必须显示正文。用3号仿宋GB2312，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋GB2312标注。4. 附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5. 发文机关署名、成文日期和印章 发文机关用全称；成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位；印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居中印章中心偏下位置，不得出现空白印章。 公文格式Document FORMAT1公文基础知识Document basic knowledgeC版 记1.版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2.抄送机关 抄送机关用4号仿宋GB2312，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称标句号。3.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字。 2公文种类Document type 公文种类9类公文：《中国华能集团公司公文处理办法》规定的文种有：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要9种。2Document type公文种类 文 种选 择使 用常用文种的选择和使用：1. 根据行文目的确定文种。如请求上级单位批准、给予指示、 帮助支持的，应使用“请示”；安排部署工作的，应使用 “通知”。2. 根据行文关系确定文种。一般来说，受文单位是上级的，应 选用“请示”“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应 选用“通知”“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应 使用“函”等平行文种。2Document type公文种类 3公文拟制Document PREPARATION 3Document PREPARATION公文拟制基本要求准确。要用词恰当，句子之间逻辑关系紧密，能恰如其分的说明