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收款与发货流程 2011XX公司 收款和发货流程及程序 为了及时有效地服务经销商，确保往来账务清晰，进一步强化责任，防止差错和损失发生，特制定如下收款、发货规则及程序。 1、传真件下单 1) 客服部接到经销商传真件,负责报价回传经销商. 2) 超常规产品(高度1.85M以上弯玻,超常规玻璃弧度等),或超常规客户有特殊要求的产品的交期另订.如无物料计划 或订单超出物料计划的，需要临时加急采购，价格另定。 3) 国内销售货款由客服部部负责告知经销商汇入指定的账号，并将汇款的凭据传真到客服部部，由客服部部转交财 务部。 2、汇款确认 1) 财务部在发现有不明来源账款的当天,必须把对应金额数量,知会售后部,避免发生经销商忘记传汇款凭证传真而未 下单. 2) 现付款即订做:财务部收到经销商传真件与实际收到的货款核对相符后(需在30分钟内完成)，告知客服部部方 可下单。 3) 月结对账:尽量要求经销商按2010年月均销售额为标准，每月定期预存货款到我司划账.确认有预付账款的经销 商,可报价回传后,即下单PMC部. 3、发单PMC 财务部发客服部下单通知,并在到账确认表中签字,并在4- 8小时内必需下单到PMC部生产. 4、发货流程 1) 如汇入款项加上支持补贴和上期结余与发货值相等或款项大于货值时，方可在发货单上加盖“货款已收，同意发 货”字样的印章;?如果小于货值时, 不给予发货.有总经理/总监签字的情况除外。 2) 如节假日这类特殊情况急需发货时,提前知会财务经理,经营销副总授权客服部经理签字确认,交仓货组作为发 货凭据。事后需补回财务部盖章,备案待查。 3) 所有客户不能先提货后付款，如有特殊要求必须将董事长/总经理/总监书面批复文件交财务部盖章后,方可发货。 5、对账管理 1) 财务部与客服部建立经销商收款、发货电子台账(软件)，对全国客户进行编号，按编号确认汇款单位，以及对 账登记。 2) 活动、上样、工程等价格优惠和支持项目补贴的充销应在电子文档中批注清楚以备查核对,由财务部负责定期核 对客服账单。 3) 现付款即订做:所有单次付款单次订货的经销商,如每次交易正确,不用到账。在当次交易中产生欠款或余款,需每 月10日前完成对账工作。 4) 月结对账: 经销商当月的货款核对，由财务部专人负责与经销商在次月6日前完成，售后部负责提供账单明细， 以及上月销售账单疑问咨询和跟踪处理。 6、违规处罚 1) 客服部销售跟单员未按到款下单程序办理出现的差错和损失，由责任人承担差额费用。严重违规者按公司违规处 罚条例处理，并处以每人每次10-20元罚单。 2) 客服部发货跟单员未按到款发货程序办理出现的差错和损失，由责任人承担差额费用。严重违规者按公司违规处 罚条例处理，并处以每人每次10-20元罚单。 3) 连续2次汇款，不知会我司确认汇款的经销商，公司对其后续汇款形式只接受同行汇账与ATM转汇服务。 7、退货管理 1) 退货件被回时，由发货跟单员跟踪至入厂，报重检返修。销售跟单员写内部联系单知会财务退返此货款项。 2) 财务与经销商月度对账时，售后提交的账单中，必须在备注中写清楚金额返还原因和对应的产品型号。 未退同意的退件，公司将不退回货款额。被退回货件需重检报修入仓。 8、补货细则 售后问题补件，售后部可先补发客户(先不经财务)再处理责任。确认是经销商原因产生的补件，预付货款中划除。 9、补充说明 1) 营销政策对经销商的支持项目，由跟单员依据合同和审批文件按规定计算后，交财务部签字审核，才可与经销商 确认充抵货款项。 2) 历史欠款问题:由财务部提供账单，销售部与经销商沟通处理，售后部提供协助。 3) 所有对经销商的政策支持充款，业务员必须要一个月内完成充款事宜。否则按拖欠日期算，实施按充款金额的1% 处罚。 由以下原因，造成的经销商拖欠尾款的,由销售部负责跟踪处理. A、政策支持不到位的拖款问题 ; B、没有疑问的历史问题或是有政策支持未执行的拖款问题; C、有争议的欠款问题。