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科技文件的归档范围 一、确定归档范围的标准 确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件应该归档， 作为档案保存备查。 归档范围是科技文件归档制度的核心内容。正确划定科技文件 归档范围，是保证本单位科技档案完整和质量的关键。 在一般意义上，确定归档范围的标准是科技文件是否具有保存 或继续使用的价值。其保存价值既包括在当前或一定时期内具有依 据和参考作用，也包括具有长远的历史参考价值。 因此，凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现 实和长远参考价值的科技文件，都应列入归档范围。 在操作层面上，由于归档范围实际上是保管期限大于零的科技 文件的集合，因此归档范围和保管期限表在内容上可以合并，制定 工作也应同步开展，互相配套。 而职能分析、业务分析和风险分析是科技文件鉴定的三大视 角，故而总体而言，凡是反映主要科技、生产活动的，为未来的科 技、生产活动业务参考所需的，防范法律风险、安全风险的科技文 件，皆应列入归档范围。 二、确定归档范围的要求 具体来说，在制定归档范围时应把握以下三个方面的要求。 （一）把在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体 立档单位基本职能活动中形成的科技文件是归档范围的主体。 在制定归档范围时，应对本单位的职能活动展开分析，首先应 保证在基本职能活动中形成的科技文件归档范围清楚、明确。 这些职能活动中科技文件的形成，往往耗费了很多的成本，价 值也十分重大，往往是一个单位重要的资产。 比如，上海海洋地质调查局在参与组建“上海石油天然气公 司”时，就以其在东湖油气田勘探阶段所获得的资料和成果作价人 民币L2亿元，作为注册资本认缴。 然后，还要以基本职能活动为中心，研究和分析围绕基本职能 活动进行的其他科技、生产活动形成的科技文件，进而确定这些科 技文件的归档范围。 这样，就能既把握重点，又照顾全面，主次分明地制定出本单 位科技文件的归档范围。 （二）兼顾业务查考和风险防范的要求 科技档案是科技、生产活动的依据和凭证。 而科技、生产活动既有一定的继承性，也有一定的创新性。有 时候，创新性科技、生产活动要利用的科技档案可能是多年之前的 记录，或者可能是某一次探索性，尝试性的甚至是失败的科技活动 的记录。 因此在分析归档范围时，要根据本单位科技、生产活动的范围 与任务，对科技文件内容的潜在价值展开分析预测，具体划定哪些 科技文件应该归档、哪些科技文件不必归档，不要让部分科技、经 济含量极高的文件成为“漏网之鱼”。 从另一个角度来说，归档也是防范日后重复投资、重复失败风 险的有效措施。有学者专门就负结果项目文件的归档问题进行了如 下阐述。 科技活动，特别是科研试验项目，常常会出现一些失败 的环节和结果，即负结果项目。 负结果项目，特别是投资额大或重大课题的研究项目， 其归档范围应与成功项目一样，形成的各种文件材料均应及 时归档。 但负结果项目在文件形成上往往会虎头蛇尾，档案部门 更应督促最终文件的形成。 在负结果项目的归档中，切忌报喜不报忧的现象，更要 注意杜绝虚假记录。 成功的项目也会有许多失败的环节或数据，在档案中均 应如实反映，如实记录，否则将会失去负面借鉴价值。 此外，随着法律环境的完善，科技文件的形成、归档保存一方 面已经成为法律、法规的要求，另一方面也成为应对法律诉讼的有 力武器。 在制定归档范围时，应该具备法律风险意识，分析本单位的法 律环境及其对科技文件归档提出的要求。 比如《联合国海洋公约》第248条规定：“各国和各主管国际 组织有意在一个沿海国的专属经济区内或大陆架上进行海洋科学研 究，应在海洋科学研究计划预定开始日期至少六个月前，向该国提 供关于下列各项详细说明： (a)计划的性质和目标； (b)使用的方法和工具，包括船只的船名、吨位、类型和级 别，以及科学装备的说明； (c)进行计划的精确地理区域； (d)研究船最初到达和最后离开的预定日期，或装备的部署和 拆除的预定日期，视情况而定； (e)主持机构的名称、主持人和计划负责人的姓名； (f)认为沿海国应能参加或有代表参与计划的程度。” 那么这六个方面的文件以及文件提供证明均应纳入归档范围。 (三)电子环境下，适当拓宽归档范围 电子环境下，科技文件归档范围的拓宽主要表现在新型文件、 支持系统、原始数据、元数据、多载体文件等方面。 .新型文件 所谓新类型文件，是指手工环境下无法形成或难以形成的文 件，如音频、视频、多媒体文件，数码照片，网页文件，大型数据 库文件等。 这些新型文件或者没有纸质复制件，如音频、视频、多媒体文 件；或者难以制作纸质拷贝，如大型数据库文件；或者相比传统文 件，数量成倍增长，没有必要一一制作打印输出，比如数码照片、 电子邮件。 应将其中具有当前或长远价值的记录纳入归档范围。 .支持系统 电子文件具有软硬件依赖