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公司印章使用管理制度 公司印章使用管理制度1. 前言公司印章是企业重要的经营工具之一，其使用与管理涉及到企业财务、合同、文件等各个方面。为了规范印章的使用与管理，保证企业的合法权益，特制定本公司印章使用管理制度。2. 印章的种类本公司设有公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章等印章。每个印章的形状、字样、规格等都是固定的，不得私自更换或改动。3. 印章的保管与使用3.1 印章的保管（1）各印章由专人负责保管，将印章存放在专用的印章柜内，保证安全。（2）专人负责每天的印章查收、发放登记记录，确保印章使用的及时性。3.2 印章的使用（1）公章的使用① 公章只能由法定代表人或经其授权的高级管理人员使用。② 公章的使用必须要有事先的书面文件或指示，且使用过程中必须由两人共同参与，经核对无误后方可盖章。③ 公章仅限于用于重要的合同、文件、报告、授权书等上，不得私自用于无关的文件上。（2）财务专用章的使用财务专用章由财务部门的主管或经其授权的财务人员使用，仅限于与财务相关的文件上。（3）合同专用章的使用合同专用章由合同管理部门的主管或经其授权的工作人员使用，仅限于与合同有关的文件上。（4）法定代表人名章的使用法定代表人名章由法定代表人或经其授权的高级管理人员使用，仅限于法定代表人的签署授权文件等。4. 印章使用的要求4.1 使用规范（1）印章使用过程中必须使用专用的章墨，不得混用。（2）在使用印章前，要先检查印章的完整性和字样是否清晰，如有问题应及时更换或修复。（3）在盖章时，必须清晰、准确、完整地盖章，并在文件上注明盖章日期和相关人员的签名。4.2 盖章顺序在一个文件上需要盖多个印章时，按照以下顺序进行盖章：公章 → 财务专用章 → 合同专用章 → 法定代表人名章5. 外借印章的管理5.1 外借印章的条件（1）外借印章必须有合理的理由，且需要书面申请。（2）外借印章的人员必须是公司的高级管理人员，具备足够的权限和责任心。5.2 外借印章的程序（1）外借印章的申请人必须填写《印章外借申请表》，并注明外借印章的时间、理由等。（2）经过相关部门审批，决定是否外借印章。（3）外借印章的人员必须在使用完毕后及时归还，并填写《印章外借还回登记表》。6. 违反印章使用管理制度的处理对于未经授权私自使用印章的人员，一经发现将按公司的规定进行处理，包括警告、罚款、停职、调离或解雇等。7. 组织实施本制度的解释权归公司所有，由董事会负责制定及修改。公司各部门及全体员工有义务遵守本制度，并认真执行。8. 结束语本公司印章使用管理制度是为了保证印章的安全性及合法性，规范印章的使用与管理。希望全体员工严格遵守本制度，从而保证公司的正常运转。9. 印章使用的监督与检查为了确保印章的使用符合规定，公司将进行定期的监督与检查。具体做法如下：9.1 监督与检查的频率公司将每季度对印章的使用进行一次全面的检查，同时随机抽查单个印章的使用情况。此外，还将根据需要进行不定期的检查。9.2 监督与检查的方式（1）审核文件记录：公司将对印章使用的相关文件进行审核，包括印章发放记录、印章外借申请表、印章外借还回登记表等，以核实印章的使用情况。（2）随机抽查：公司将随机抽查部分印章的使用情况，包括盖章准确性、盖章顺序、盖章日期等，以确保印章的正确使用。（3）现场检查：公司将不定期进行现场检查，对印章的保管情况进行核实，包括是否存放在专用印章柜内、柜子是否完好等。9.3 监督与检查的结果处理（1）如发现印章使用不当的情况，相关人员将被立即要求做出解释并进行整改。（2）对于严重违反印章使用管理制度的行为，公司将根据情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、停职、调离或解雇等。10. 印章的灭失与报损处理对于因内部原因导致印章灭失或损坏的情况，公司将严肃处理。10.1 灭失的处理（1）一旦发现印章灭失，保管人员应立即向上级汇报，并向公安机关报案。（2）公司将采取相应措施，包括封存原印章柜、重新制作新的印章等，并及时通知有关部门进行备案。10.2 报损的处理（1）若印章损坏无法继续使用，保管人员应立即向上级报告，公司将尽快采取措施进行修复或重新制作。（2）对于因保管人员的原因导致印章损坏的情况，公司将调查责任人并依法追究其责任。11. 印章使用管理的培训与宣传为了加强员工对印章使用管理的认知和理解，公司将开展相关培训与宣传活动。11.1 培训内容（1）印章的种类、功能和使用要求。（2）印章使用管理制度的内容、流程和责任。（3）印章的保管和使用注意事项。（4）案例分析和错误使用警示。11.2 培训方式公