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資助學校採購程序 「資助學校採購程序」 簡介會 2015年11月1 日 教育局 採購活動須依循教育局通告第4/2013 號及所夾附的《資助學校採購程序指 引》 辦理 每項津貼的用途須符合既定的目的 採用公平 、 公開及透明的採購程序 設定採購的監察與制衡機制 主要信息 2 應與不應 3 財政限額 採購安排 批核人員 5 ,000元或以下 毋須為採購物料或服務 進行公開競投 ， 但校內 適當職級的人員須證明 有關採購是必須的及價 格公平合理 校長/副校長 [註： 如學校沒有副 校長 ， 校長將為批 核人員 。 ] 5 ,000元以上至 50 ,000 元 邀請最少兩個口頭報價 50 ,000元以上至 200 ,000元 邀請最少五個書面報價 200 ,000元以上 邀請最少 標 書批核委員會 ， 成員須包括校監/ 校董 、校長 、一名 教師及一名家長教 師會代表或家長校 董 。 應 (1) 嚴格遵守採購的財政限額及相關安排 ● 4 五名供應商投 標 標 校 校 長 成立開標及標書審核委員會 標書由標書批核委員會批 核 委任兩位適當職級的人員 負責開啟及審核書面報價 單 書面報價單由校長 批核 除以下的分別外 ， 書面報價及招標程序大致相同， 以加強監察與制衡 將收到的標書放進投標箱內 書面報價及招標程序的比較 將收到的書面報價單上鎖 招標 書面報價 5 2名由校長委派的成員 : 1人的薪級點須不低於總薪級表 5 點 另1人須不低於文書助或理同等職級 開標及標書審核委員會 6 4名由校董會/法團校董會委派的成員 : 校監/校董 校長 1名教師 1名家長教師會代表或家長校董 開標批核委員會 7 應 (2) 書面知會承辦商和供應商 ， 向學校 員工提供任何利益均屬違法行為 要求 與採購及物料供應職務的人 員申報 益衝突(可使用標準表格) 遵行適當分工 ， 委派不同的教職員 負責採購過程中不同的工序 把同類的項目集中收錄在同一份報 價或投標附表內 8 如有需要 ， 參考市面上相關產品／服務資 料 根據學校本身的需要擬訂規格 避免指定某個牌子／ 型號 註明截標／截止報價日期及時間 報價及招標的資料須保密處理 提供充分和同等資料予所有獲邀的供應商 應 (3) 述明所需物料／服務的規格詳情 9 盡可能同時邀請上一次獲批核的供應商進行競投 ， 視乎 該供應商提供的服務是否令人滿意 在邀請書面報價／招標文件中清楚 明預先設定的評審 準則及評分制 (如適用) ， 供有意競投者 考 。 如使用 評分制度 ， 則一般應推薦接納獲最高整體評分的書面報 價單／標書 ， 有關網頁路徑如下 ︰ hhttttpp::////wwwwww..eeddbb..ggoovv..hhkk 學學校校行行政政及及管管理理 財財務務管管理理 一一般般財財務務 學學校校在在處處理理商商業業活活動動//安安排排事事宜宜的的參參考考資資料料 擬擬備備評評審審標標書書的的評評分分制制度度須須知知 應 (4) 10 選取符合規格而索價最低的報價單／標書 採用「資助學校採購活動異常情況報告」 ， 並按年向校董會／法團校董會匯報 抽查報價／投標文件 ， 以核實有關資料是否真 確 應 (5) 11 應 (6) 妥為備存投標和報價記錄 ， 以供教育局審核 善用教育局提供的3份財務參考文件 : 1) 資助學校校董會／法團校董會已批核的 財務及人事管理事宜報告 2) 資助學校財務管理注意事項 3) 資助學校採購活動異常情況報告 12 不應 (1) 有關的 額限制及報價/招標程序(註： 重 複採購同類項目只可在 12 累積價 值不超過所訂的財政限額) 根據每月付款而非整體合約價值進行採購 程序 例 ︰ 24個月寬頻上網服務 12個月保安服務 36個月租用影印機 把所需的同類項目分多次購買 ， 從而規避 13 不應 (2) 在截止日期及時間之前開啟書面報價單 /標書 考慮逾期遞交的書面報價單/標書 在不能提供理據和相關記錄的情況下 ， 拒絕接納索價最低的書面報價單/標書 14 單一報價／招標 15 只有具備充份的理據 ， 並在採用競投的報價 / 招標方法不能有效獲取所需物料及服務的情況 下 ， 才能採用單一報價／招標程序 ， 例如 ︰ – 有證據顯示所需物料及服務只由一位供應商 提供 – 基於與保護版權或與技術問題有關的理由 – 所需服務須由