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外来文件、发外文件未列入控制范围；外来文件没有得到控制；电子媒体和其他形式的文 件未受控；程序没涉及失效文件的控制；文件的发放没有控制，随便复制；保管不善，不 能迅速出示文件；由于没有适当的标识而使用了作废文件，如：现场使用的文件不是有效 版本，或有效版本与作废版本并存。
由于节省资源或出于保密的考虑，在文件的使用场所没有适用的文件。
由于存在一个以上的体系，所以针对某项要求检索文件非常困难。
文件的规定与现实的运作有出入。
文件内容不清晰或用文件使用者不能理解的语言（如外语）写成。;质量管理体系;识别 卷宗档案上标示记录名称
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