DA／T-18-1999档案著录规则.pdfVIP

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档案著录规则(DA/T18-1999)

DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)

(1999-05-31批准，1999-12-01实施)

1范围

本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符

号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本

标准制定细则。

本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出

版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用

下列标准最新版本的可能性。

GB/T3792.1-1983文献著录总则

GB/T7156-1987文献保密等级代码

GB/T9704-1988国家机关公文格式

GB/T15418-1994档案分类标引规则

GB/T3860-1995文献叙词标引规则

DA/T1-1992档案工作基本术语

DA/T19-1999档案主题标引规则

3定义

本标准采用下列定义。

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3.1著录

在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。[DA/T

1中5]

3.2著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、

密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

3.3条目

又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组

合。

3.4著录格式

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.5档案目录

按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4著录项目

档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。

4.1题名与责任说明项

4.1.1正题名

4.1.2并列题名*

4.1.3副题名及说明题名文字*

4.1.4文件编号*

4.1.5责任者

4.1.6附件*

4.2稿本与文种项

4.2.1稿本*

4.2.2文种*

4.3密级与保管期限项

4.3.1密级*

4.3.2保管期限*

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4.4时间项

4.5载体形态项

4.5.1载体类型*

4.5.2数量及单位*

4.5.3规格*

4.6附注与提要项

4.6.1附注*

4.6.2提要*

4.7排检与编号项

4.7.1分类号

4.7.2档案馆代号*

4.7.3档号

4.7.4电子文档号

4.7.5缩微号

4.7.6主题词或关键词

4.84.1~4.7中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)。

5著录用标识符

5.1为识别各著录项目、单元(小顶)及其内容，添加如下规定的标识符。

-置于下列各著录项目之前:

稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

=置于并列题名之前。

:置于下列各著录单元之前:

副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

/置于第一个责任者之前。

;置干多个文件编号之间、多个责任者之间。

，用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之

间。

+置于每一个附件之前。

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[]置于下列著录内容的两端:

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

()置于下列著录内容的两端:

责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及

姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代

日转换后的公元纪年。

?用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。

-用于下列著录内容之间:

日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

…用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以

计数的残缺文字用三个“□”号。

5.2著录用标识符使用说明

5.2.1除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时