办公自动化高级应用案例教程（Office 2016）（第2版） 课件 项目2批量制作证书与邮件群发.pptx

批量制作证书与邮件群发演讲人

内容导图

项目背景小王刚入职新公司，担任文秘职位，临近年末，公司决定表彰一批优秀员工，要打印奖状，所有优秀员工的记录已经保存在Excel文档中，需要在最短的时间内将奖状准备好。

同时，公司决定召开年末客户答谢会，需要向所有的客户发送邀请函，并通过邮件的形式传达。公司客户信息从客户关系管理系统中导出为Excel文件，包含了姓名、性别和邮箱地址等信息，需要快速准确的将邮件发给相应的客户，并且在称呼之中，根据客户联系人的性别，分别加上“先生”或“女士”称呼。

小王在学校期间，比较熟练的掌握的通过邮件合并的方法，批量生成文档和邀请函，并能结合Outlook、Excel群发邮件，准确快速的完成了工作任务。

项目背景邮件合并，是指在Office中，先建立两个文档：一个Word文档包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封、待发邮件的内容、未写邀请对象的的邀请函等）和一个包括变化信息的数据源（待填写的收件人、性别、职位、邮编等数据），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。

通过邮件合并，可以解决批量分发文件或者邮寄相似内容时的大量重复性问题。邮件合并中的“数据源”，可以来自于Word表格、Excel工作簿、Outlook联系人列表或者利用Access创建的数据表等。

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