电子文件、电子档案管理.pptVIP

电子文件、电子档案

管理讲座;目录;一、为什么要实行电子文件、电子档案管理;二、电子文件、电子档案管理相关概念;2、特点

〔1〕非直读性

〔2〕对系统、设备、标准的依赖性

〔3〕易更改性

〔4〕信息存储的高密度性

〔5〕信息的共享性

〔6〕信息和载体的可别离性

〔7〕多媒体的集成性

〔8〕对元数据的依赖性;元数据：是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。;三、电子文件的管理原那么和程序;2、电子文件的收集

〔1〕范围

反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；

机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；

本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；

本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；

其他对本机关工作具有查考价值的；

电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。;〔2〕在政务网或OA办公系统中的收集

政务网上流转的文件：来文、发文

非网上流转的文件：外来纸质、内部文件〔全文扫描〕

其他门类：多媒体、CAD图纸等;〔3〕收集的电子文件类型包括：

〔一〕文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；

〔二〕图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件;

〔三〕图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；

〔四〕影像文件：用视