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档案管理办法

第一章总则

一、根据《中华人民共和国档案法》及实施办法和有关规定，为建立健全公司档案管理制度，提高档案管理水平，更好地为公司生产经营管理及公司的发展服务，结合公司实际，制定本办法。

二、档案是指公司在生产建设、技术管理、经营管理、企业管理、科学研究等工作活动中形成的、对本企业有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

三、公司形成的各类档案，均实行集中统一管理的原则，不得由各承办部门和个人分散保存，以确保档案的完整齐全和有效利用。

四、公司档案工作由分管领导全面负责，会计档案工作由总会计师分管，科技档案工作由总工程师分管。

五、档案工作应列入企业发展总体规划，纳入企业管理、生产建设、技术管理和科学研究的管理规章制度中，纳入分管领导的岗位职责和管理人员的岗位职责中。

六、档案部门的管理费用（如增添设备、购置用品及必要出差费用）应纳入各单位的经营管理，确保档案业务工作正常进行。

第二章档案管理机构与任务

一、公司综合办公室集中统一管理全公司文书档案、科技档案及其它各类档案。

二、档案管理工作的主要任务：

（一）彻执行党、国家及上级有关档案工作的方针、政策、法律、法规，制定公司档案工作规章制度并组织实施。

（二）对公司文件材料形成部门平时立卷和立卷归档工作进行指导。

（三）编制有效的检索工具，做好档案利用工作。会同有关部门，对超过保管期限的档案进行鉴定。

（四）参加有关部门组织召开的生产、技术会议、工程竣工验收、成果评审鉴定、重要设备开箱的文件材料验收工作。

（五）参加上级档案管理部门组织的活动，进行档案工作经验交流。学习、研究和采用新技术，推进档案管理的现代化。

（六）按照规定，向上级档案管理部门移交所需进馆的各类档案。

（七）完成上级档案管理部门及公司领导交办的档案业务工作。

第三章档案工作人员的条件与职责

一、档案工作人员必须认真执行党和国家的方针、政策。事业心强、忠于职守，熟悉公司主管的业务范围，一般应具备大专以上文化程度和相应的专业技术职称。负责管理党组织档案的人员必须是中共党员，符合机要人员条件。

二、档案工作人员的主要职责

（一）贯彻档案工作的方针、政策和各项规章制度，掌握现代化档案管理技术。

（二）协助、指导各部门做好文件材料的收集整理等归档工作；按照有关档案管理规定案卷质量标准，提高档案的案卷质量。

（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作，熟悉保管的档案情况。

（四）保护档案的安全，做好防护工作。

（五）做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查调档案。

（六）遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案机密内容，确保档案机密安全。

（七）热情做好服务工作，严格执行借阅规定。

（八）做好公司、部门领导交办的其他工作。

第四章档案管理制度

一、档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，公司应建立健全档案工作的组织领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门及所属单位在内的纵向到底、横向到边的由专兼职档案人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度，并纳入企业各项管理制度之中。

二、根据国务院关于推行业务部门立卷归档制度的规定，应归档的文件材料，由各部门进行收集、整理，定期向档案部门移交归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

三、归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映企业施工生产、科研、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体应耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用A4国际标准尺寸。

四、对已归档的档案，应严格按照国家、集团公司及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。

五、根据国家有关规定，准确划定档案密级。对机密档案、涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。

六、根据国家有关规定，准确划定档案的保管期限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组并经档案分管领导审核批准后进行监销。

七、采取科学的方法和手段加强档案保管工作，设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切实做好“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）工作，严防档案损毁、丢失和泄密。

八、加强对档案的科学管理，做到存放有序、排列系统、便于查找和利用。

九、建立档案统计制度，按要求认真填报档案工作