年工程建设行业档案管理制度.pptxVIP

年工程建设行业档案管理制度

汇报人：XX

2023-12-23

目录

contents

档案管理制度概述

档案分类与归档要求

档案收集、整理与鉴定流程

档案保管、利用与销毁规定

监督检查与考核评价机制建立

信息化手段在档案管理中应用探讨

档案管理制度概述

01

随着工程建设行业的快速发展，档案管理作为项目管理的重要环节，亟需规范化、标准化。

适应行业发展需求

通过制定档案管理制度，明确管理职责、流程和要求，提高档案管理的专业性和效率。

提升档案管理水平

规范的档案管理有助于确保项目资料的完整性、准确性和可追溯性，为项目的顺利实施提供有力支持。

保障项目顺利实施

遵循“统一领导、分级管理、确保安全、便于利用”的原则，确保档案管理的系统性、科学性和规范性。

基本原则

实现档案资料的完整性、准确性、安全性和有效利用，为工程建设行业的可持续发展提供有力保障。

管理目标

本制度适用于工程建设行业内的各类档案管理活动，包括项目档案、企业档案、个人档案等。

涉及档案管理的相关单位、部门及人员，包括建设单位、施工单位、监理单位、档案管理机构等。

对象界定

适用范围

档案分类与归档要求

02

根据建设工程的性质、规模和特点，将档案分为房屋建筑、市政工程、交通工程、水利工程等类别。

按照工程类型分类

按照建设阶段分类

按照载体形式分类

根据工程建设的不同阶段，将档案分为前期准备、设计、施工、竣工等类别。

根据档案信息的载体形式，将档案分为纸质档案、电子档案、声像档案等类别。

03

02

01

纸质档案归档要求

01

纸质档案应统一使用A4纸规格，按照规定的格式和顺序装订成册，并编制目录和页码。同时，要保持档案的整洁、清晰，不得随意涂改或损坏。

电子档案归档要求

02

电子档案应以通用的文件格式进行存储，确保能够在不同的计算机系统和软件环境中打开和浏览。同时，要对电子档案进行备份和加密处理，确保数据的安全性和完整性。

声像档案归档要求

03

声像档案应以通用的音频、视频格式进行存储，并注明录制时间、地点和内容等信息。同时，要对声像档案进行备份和妥善保管，防止数据丢失或损坏。

保密档案处理规定

对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家和行业的相关规定进行保密处理。在归档和保管过程中，要采取严格的保密措施，确保档案信息不被泄露或滥用。

外文档案处理规定

对于外文档案，应翻译成中文并附上原文一起归档。如果无法翻译或无需翻译，应在档案中注明原文语种和内容概要等信息。同时，要确保外文档案的完整性和准确性，不得随意删改或损坏。

历史档案处理规定

对于具有重要历史价值或文化意义的档案，应按照国家和行业的相关规定进行特别保护和处理。在归档和保管过程中，要采取必要的措施防止档案的损坏或流失，并定期进行专业维护和修复工作。

档案收集、整理与鉴定流程

03

按照规定的周期，如每季度或每年，主动向相关部门和个人收集工程档案。

定期收集

针对特定项目或事件，组织专项小组进行档案的收集和整理。

专项收集

接收工程参建单位在项目竣工后移交的档案资料。

移交接收

通过征集、购买等方式，获取散失在民间的珍贵工程档案。

征集收购

编目造册

对分类整理后的档案进行编目造册，编制档案目录和索引，方便检索和利用。

标准化管理

遵循国家和行业相关标准，对档案的格式、质量、存储等进行规范化管理。

数字化处理

通过扫描、录入等方式将纸质档案转化为数字化信息，实现档案的电子化管理。

分类整理

按照工程档案的性质、内容和时间等因素进行分类整理，形成条理清晰的档案体系。

对收集到的工程档案进行初步筛选和鉴定，判断其真伪、价值和重要性。

初步鉴定

专家评审

综合评估

鉴定标准

组织专家对工程档案进行评审和鉴定，确定其历史、科学、艺术等方面的价值。

综合考虑档案的来源、内容、形式等多方面因素，对其进行综合评估和价值判断。

遵循档案鉴定相关标准和规范，如《档案鉴定工作规范》等，确保鉴定结果的客观性和准确性。

档案保管、利用与销毁规定

04

设立专门的档案室，具备防火、防盗、防潮、防尘、防鼠等安全条件，确保档案安全存放。

档案室建设

按照项目、年度、类别等标准对档案进行分类存放，方便查找和管理。

档案分类存放

根据国家和行业规定，设定各类档案的保管期限，确保档案得到妥善保管。

档案保管期限

销毁程序

销毁档案需经部门负责人审批，并报上级主管部门备案。销毁过程需进行监督和记录，确保档案安全彻底销毁。

销毁条件

对于保管期满且无需继续保存的档案，可进行销毁处理。销毁前需进行鉴定和登记造册。

环保要求

销毁档案应符合环保要求，不得随意丢弃或污染环境。对于特殊材质的档案，应采取相应的环保处理措施。

监督检查与考核评价机制建立

05

设立专门监督检查机构

在工程建设行业档案管理部门内部设立专门的监督检查机