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养老行业档案管理制度汇报人：XX2023-12-25

目录档案管理制度概述档案收集与整理档案存储与保管档案利用与开放档案销毁与移交制度执行与监管CONTENTS

01档案管理制度概述CHAPTER

确保养老行业档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案管理效率。规范档案管理促进信息利用维护各方权益便于档案信息的检索、利用和传播，为养老行业的决策、规划和研究提供重要依据。保障老年人、养老机构和政府等各方权益，促进社会公平与和谐。030201目的与意义

本制度适用于养老行业内各类档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。适用范围养老机构、社区养老服务中心、老年人及其家属、政府相关部门等。适用对象适用范围及对象

养老行业档案是指在养老服务过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义根据档案内容和载体形式，养老行业档案可分为以下几类档案分类包括基本信息、健康状况、服务需求等。老年人个人档案档案定义与分类

机构运营档案包括国家及地方养老政策、法规、标准等。政策法规档案科研学术档案其他相关档括养老服务设施建设、设备采购与维护等。包括机构设置、人员配置、服务提供、财务管理等。包括养老服务研究、学术交流、成果展示等。档案定义与分类

02档案收集与整理CHAPTER

全面性原则时效性原则合法性原则多种方法并用收集原则及方保收集的档案资料全面、完整，涵盖养老服务的各个方面。及时收集最新的档案资料，确保档案信息的时效性。依法依规进行档案收集，确保所收集的档案资料具有法律效力。通过定期收集、专项收集、随时收集等多种方式进行档案收集。

按照养老服务的内容、时间、形式等要素对档案资料进行分类整理。分类整理对分类整理后的档案资料进行统一编号，方便后续查找和利用。编号管理编制详细的档案资料目录，包括档案名称、编号、内容摘要等信息。目录编制将整理好的档案资料按照规定的存放方式和环境进行存放，确保档案的安全和完整。规范存放整理规范及标准

采用专业的数字化设备对纸质档案资料进行扫描、拍照等方式转换为数字格式。数字化转换数据压缩与存储数据备份与恢复数字化利用对数字化后的档案资料进行数据压缩和加密处理，并存储在安全可靠的服务器或云平台上。定期对数字化档案资料进行备份，并制定数据恢复方案，确保数据的安全性和可恢复性。通过档案管理系统对数字化档案资料进行检索、查询、利用等操作，提高档案利用效率和管理水平。数字化处理流程

03档案存储与保管CHAPTER

设立专门的档案室，用于存放养老行业相关档案资料，确保档案的安全和保密。专用档案室档案室应配备必要的存储设备，如档案柜、档案架等，以及防火、防盗、防潮等设施。设施配备档案室应保持适宜的温度和湿度，以防止档案受潮、发霉或变质。环境要求存储设施要求

保管措施及安全防范档案分类按照档案的性质、内容和时间等因素进行分类，以便于查找和利用。档案标识对每份档案进行标识，包括档案名称、编号、日期等，确保档案的准确性和完整性。安全防范制定档案安全管理制度，采取防火、防盗、防潮等安全措施，确保档案的安全。

维护更新对于需要更新的档案，及时进行更新和维护，保持档案的时效性和准确性。定期检查定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。档案管理系统采用档案管理系统，实现档案的电子化管理和备份，提高档案管理的效率和安全性。定期检查与维护

04档案利用与开放CHAPTER

审核申请档案管理部门在收到申请后，应在规定时间内进行审核，核实申请人的身份和利用档案的必要性。批准与登记经审核通过的申请，档案管理部门应予以批准，并进行登记，记录申请人、利用档案的目的、范围和时间等信息。提交申请申请人需向档案管理部门提交书面申请，明确利用档案的目的、范围和时间等。利用申请流程

开放范围根据档案的性质和内容，确定档案开放的范围，包括公开、限制利用和保密等。时限规定对于不同类型的档案，应设定不同的开放时限，确保档案的安全和保密。延期与解除在特殊情况下，档案管理部门可以决定延期开放或提前解除档案的保密措施。开放范围及时限

在档案利用前，应确认档案中涉及的知识产权归属，避免侵犯他人的合法权益。知识产权确认对于涉及知识产权的档案，申请人应获得相关权利人的使用许可，确保合法使用。使用许可对于未经许可擅自使用档案中受知识产权保护的内容，档案管理部门应采取措施予以制止，并追究相关责任人的法律责任。侵权行为处理知识产权保护

05档案销毁与移交CHAPTER

销毁程序档案销毁需经过申请、审批、登记、监销等程序，确保档案的安全和保密。销毁标准根据档案的保管期限和密级，制定相应的销毁标准。对于永久保存的档案，一般不进行销毁；对于定期保存的档案，在保管期满后，经过鉴定和审批，可进行销毁。销毁程