年自动化行业档案管理制度相关.pptx

年自动化行业档案管理制度相关

汇报人：XX

2023-12-23

contents

目录

档案管理制度概述

档案分类与归档要求

档案保管与借阅规定

档案鉴定、销毁与移交程序

档案管理信息化建设

档案管理监督检查机制

总结与展望

档案管理制度概述

01

档案管理定义

档案管理是指对档案实体和档案信息进行系统科学的管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称。

档案管理重要性

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。档案管理工作直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务，是企业管理工作的重要组成部分。

随着自动化行业的快速发展，档案管理工作面临着越来越多的挑战和需求。为了规范行业档案管理行为，提高档案管理水平，促进行业健康发展，制定自动化行业档案管理制度势在必行。

制定背景

通过建立完善的档案管理制度，明确档案管理职责、流程和要求，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率和管理水平，为企业的发展和决策提供有力支持。同时，推动行业档案管理的标准化和规范化，促进行业整体的可持续发展。

制定目的

档案分类与归档要求

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根据自动化行业的特点，档案分类应遵循科学性、实用性、可扩展性等原则，采用主题、形式、读者等多种分类标准进行分类。

分类标准

档案分类可采用逻辑分类法、物理分类法或综合分类法。逻辑分类法按照档案内容的逻辑关系进行分类，物理分类法按照档案的物理特征进行分类，综合分类法则是逻辑分类法和物理分类法的结合。

分类方法

自动化行业档案归档范围应包括企业日常运营、技术研发、市场营销、财务管理等方面的档案，以及员工个人档案等。

归档的档案应真实、完整、准确地反映企业的各项活动，具有查考利用价值。同时，应按照规定的格式和标准化要求进行整理、编目和装订。

归档要求

归档范围

特殊类型档案

对于照片、录音、录像、电子文件等特殊类型的档案，应采用相应的管理措施和技术手段进行管理和保存。

处理方法

特殊类型档案的处理应遵循相关标准和规范，如采用专门的存储设备、制定备份策略、实施加密措施等，以确保档案的安全性和可用性。同时，应定期对特殊类型档案进行检查和维护，确保其长期保存和有效利用。

档案保管与借阅规定

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设立专门的档案室，配备专业的档案柜和存储设备，确保档案的安全存放。

档案室建设

档案分类与编目

档案保管期限

按照档案的性质、内容和时间等因素进行分类，编制档案目录和索引，方便查找和利用。

根据档案的重要性和保存价值，制定合理的保管期限，定期进行档案的鉴定和销毁。

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01

借阅人需填写借阅申请表，明确借阅档案的名称、编号、借阅时间和用途等信息。

借阅申请

档案管理员对借阅申请进行审批，并登记借阅记录，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。

审批与登记

借阅人应在规定时间内利用档案，并妥善保管，不得私自复制、涂改或损坏。

档案利用

对于涉及机密或敏感信息的档案，应采取严格的保密措施，如加密存储、限制借阅范围等。

保密措施

档案室应配备相应的安全防护设施，如监控摄像头、报警器等，确保档案的安全。

安全防护

制定档案遗失、损坏等紧急情况的应急处理预案，确保在突发情况下能够及时有效地处理。

应急处理

档案鉴定、销毁与移交程序

04

销毁程序

经过鉴定需要销毁的档案，必须编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容。按档案工作管理权限报经批准后，方可销毁。

销毁要求

档案销毁必须在指定地点进行，并指派专人监销，防止档案遗失和泄密。销毁清册应永久保存。

档案管理信息化建设

05

实现档案数字化管理

通过扫描、OCR等技术将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储和管理，提高档案利用效率。

数据存储方案

采用高性能、高可用的存储设备和技术，确保电子档案的安全、稳定和可靠存储，防止数据丢失或损坏。

数据录入规范

制定详细的数据录入规范，确保档案信息的准确性、完整性和一致性，避免数据录入错误或遗漏。

数据备份策略

制定完善的数据备份策略，定期对档案数据进行备份，确保数据的可恢复性和业务连续性。

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采用防火墙、入侵检测、病毒防护等安全措施，确保档案管理系统的网络安全和数据安全。

系统安全防护

建立完善的权限管理机制，对不同用户设置不同的访问和操作权限，防止未经授权的用户访问或篡改档案信息。

权限管理机制

对档案管理系统的操作日志进行记录和审计，以便追踪和监控系统的使用情况和异常行为。

日志审计与监控

档案管理监督检查机制

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03

其他相关部门

其他部门在档案管理工作中，有义务接受档案监督检查小组的监督检查，并提供必要的支持和协助。

01

档案监督检查小组

设立专门的档案监督检查小组，负责对公司档案管理工作进行定期或不