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档案管理信息系统

技术需求书

目录TOC\o1-3\h\z\u

1、 档案系统的现状 2

２、 档案系统需求概述 2

2.1归档的范围 2

2.2档案系统的用户范围 3

2.3功能需求概述 3

３、 系统建设目的及预期的效果 8

3.1系统建设目的 8

3.2预期的效果 9

４、 系统总体规划 9

4.1系统建设原则 9

4.2档案管理系统方案 9

一、需求分析

档案系统的现状

通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最剧烈的行业，竞争不仅来自市场能力，尚有更加重要的就是提高内部的管理水平和工作效率。随着竞争越来越剧烈，对公司的管理水平提出了越来越高的规定。档案管理作为公司的重要资源部分,其管理模式处在半手工状态，存在着效率低、工作量大、查询速度慢、资源运用率低等问题。

公司全面运营办公自动化以后，按照国家档案局针对电子档案管理的有关规定，办公自动化系统产生的电子文献要定期导入档案管理系统，以便实现对电子文献的分类、整理等档案化管理，并通过网络的方式提供运用查询。因此必须加紧建设和OA系统有数据接口的档案信息化管理系统，满足电子文献向档案馆（室）移交,由档案部门进行电子文献的管理和运用的规定。

档案管理信息化的另一个规定是档案馆（室）原有档案的数字化管理。目前，仅仅实现了部分档案的目录级管理，更方便、更快捷、准确的全文检索项目一直没上，用户查阅档案只能到档案馆现场查阅复印，工作效率低，现代化限度不高，耗材和纸张用量巨大，随着公司办公效率的提高，传统的档案查阅和运用方式已经成为网络化办公的一个缺陷，达不到公司高效管理的规定。

档案系统需求概述

2.1归档的范围

（1）文书档案

至2023年终，省公司本部的文书档案约12500卷，一期项目计划完毕150万页文书档案数字化加工、管理。

（2）声像档案

至2023年终，省公司本部照片档案4600张，录音、录象、影片资料119盘。一期项目计划完毕3000张照片档案的管理，。

（3）公司资料

至2023年终，省公司本部荣誉实物档案1025件，资料5000册。一期项目计划完毕1025件荣誉档案的管理。

（4）其他档案（涉及经营类、协议类档案）

2.2档案系统的用户范围

（1）OA用户

从档案系统进行相关资料的查询。

（2）档案管理员

涉及省公司、市、县的档案管理人员。

（3）本次项目一期只涵盖省公司本部档案管理员和OA用户范围。

2.3功能需求概述

2.3.1基本需求

(1)建立省公司本部档案工作管理网络，在档案工作管理网络上形成大规模的、高度有序的数字档案资源库，并通过网络接受和管理公司OA产生的电子文献，向运用者提供高效准确服务，建成“档案数字管理系统”。

根据我公司档案管理的现状，整个系统可按档案管理的三个流程分为收集系统、管理系统和运用系统。收集系统涉及“数字档案化”和“档案数字化”二大模块，前者在办公自动化系统中对电子文献归档后进入收集系统，后者将馆藏档案通过扫描、模拟向数字转换等手段进入收集系统。

管理系统通过安全检查进入运用系统。运用系统可以通过网络为用户提供强大的全文检索功能，用户可依据自身权限在较短时间内实现对档案的全文检索，基本不再打开库房。

档案资源库

档案资源库

档案室（馆）业务管理

档案数据转换接口

数字化加工系统

门户

网站

OA用户

档案管理员

档案系统管理

档案安全管理

全文检索

(2)对档案馆（室）的原有纸制档案和其他常规载体档案进行数字化解决，运用通信网络建设数字档案馆。

数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，运用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为解决核心，以高速宽带通信网络为技术设施的大规模、分布式数字信息系统。

档案数字化需要对馆藏档案实体信息进行扫描制作及存贮，建立档案内容信息库。对多种媒体形式，涉及纸张、照片、胶片、录像带等，进行数字化解决。运用计算机应用软件来管理制作流程，并在制作过程中尽量恢复破损模糊的档案原件。

通过管理平台的数据加工，分别组成档案目录数据库和档案原文数据库。其中，档案目录数据库用于查询系统，共享到数字档案馆中心；原文数据库用于具体检索，保存在档案资源库中，当特定用户通过本地终端查询目录数据后需要检索原文时，平台系统只有在确认了各自的权利和义务以后，才会在受控的条件下将原文数据传送给用户。每一个用户在数字档案馆系统中都具有自身的用户权限，根据不同的权限查阅不同的档案。

(3)建设档案信息门户网站

在档案信息化工程中，档案信息门户网站直接面向用户，向用户提供档案及其编研成果的查询结果。系统以文本、图像、音频、视频等方式展现，其中OA转入的文献以WORD、EXCEL等原始格式显示，扫描文献及文献流转单