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公司档案资料管理办法

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篇1:公司档案资料管理方法

公司档案资料管理方法（试行）

一、目的

为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，爱护公司的学问产

权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，依据《中华

人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本方法。

二、适用范围

本方法适用于公司及所属各部门全部管理文件、技术文件和资料的管理，其中

包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归

档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。

各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。

四、档案归档

1．归档要求

归档的文件和资料必需是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始

记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、

图纸与软件（盘）同存时，应保持全都。属于ISO9001质量体系的受控文件应填

写受控编号。

归档的文件和资料要求质量优良，图样清楚，字迹工整，装订整齐美观，禁用

字迹不坚固的工具书写。

对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有爱护措施，包装良好，封面书

写标题及编号，无涂改。

凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任准时归档。因

归档不准时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须担当责任。

归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级

别和限制查阅使用范围。

2．归档时间

工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、

技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应准时归档。

3．归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）

登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部

门双方当面清点签字后备查。对不完整、不精确或不符合存档要求的

各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目

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的成套资料在归档时要有资料名目，并按要求供应《图纸资料存档清单》。

4．归档责任部门

公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负

责。

各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业

部负责。

5．归档范围

工程类（见附件二）

研发类（见附件三）

产品生产类（见附件四）

管理类（见附件五）

其他类

6．管理文件和资料的归档

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人

员能使用更新后的有效版本。

7．技术文件和资料的归档

（1）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类

标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。

（2）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负

责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项

目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、精确性和真

实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行

技术审查并签署看法，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归

档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。

（3）档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。

此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。

五．档案和资料的保管

1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、学问产权和无形资产的重要

组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。

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