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2024-01-20
酒店仓库订单管理培训
目
录
CONTENCT
仓库订单管理概述
订单接收与确认
库存管理与调度
配送计划与执行
客户关系维护与拓展
数据统计分析与持续改进
仓库订单管理概述
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仓库订单定义
保障酒店运营
控制成本
提高效率
通过合理的订单管理，避免物资浪费和积压，降低酒店运营成本。
确保酒店各部门所需物资及时、准确供应，维持酒店正常运营。
仓库订单是指酒店内各部门根据业务需求，向仓库提出的物资申领或采购请求，经审批后生成的具有法律效力的文件。
优化订单处理流程，提高仓库工作效率，确保物资快速、准确地送达需求部门。
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管理目标
确保物资供应的及时性和准确性。
降低库存成本，提高库存周转率。
优化订单处理流程，提高工作效率。
管理原则
准确性原则：确保订单信息的准确无误，避免因为信息错误导致的延误和浪费。
快速响应订单需求，确保物资在规定时间内送达需求部门。
及时性原则
在保障供应的前提下，尽量降低库存和运输成本。
经济性原则
1.需求提出
2.订单审批
3.订单处理
4.物资配送
5.签收与反馈
酒店各部门根据业务需求，向仓库提出物资申领或采购请求。
请求经过相关部门审批后，生成正式的仓库订单。
仓库管理人员根据订单信息进行备货、拣货、包装等操作。
将处理好的订单物资按照规定的时间和地点进行配送。
需求部门收到物资后进行签收，并将使用情况反馈给仓库管理部门。
订单接收与确认
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50%
75%
85%
95%
接收途径：酒店仓库订单可通过电话、传真、电子邮件或在线预订系统等多种途径接收。
要求
确保接收设备（如电话、传真机、电脑等）正常运行，以便及时接收订单。
对于非工作时间的订单接收，应有相应的应急处理措施，如设置录音电话、自动回复邮件等。
建立订单接收记录，详细记载接收时间、订单来源、客户信息等，以便后续跟踪处理。
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核对内容：在接收订单后，需对订单信息进行核对，包括客户姓名、联系方式、预订房型、数量、入住和离店日期、特殊要求等。
确认方法
通过电话、邮件或在线系统与客户进行再次确认，确保信息的准确性。
对于重要或大型订单，可要求客户提供书面确认件，如传真或扫描件等。
在酒店内部建立订单确认机制，如通过部门间沟通或会议等方式，确保各部门对订单信息的准确掌握。
问题识别：在核对和确认订单过程中，如发现任何问题或疑虑（如信息不全、模糊不清、与酒店政策不符等），应将其视为问题订单。
处理流程
首先与客户进行沟通，详细了解问题所在，并尝试通过协商达成共识。
如问题无法解决或需要进一步协助，应及时向上级或相关部门报告，并寻求支持和指导。
在处理过程中，应保持与客户的良好沟通，及时告知处理进展和结果。
对于无法解决的问题订单，应记录详细原因和处理结果，并定期进行汇总分析，以便改进酒店的服务和流程。
库存管理与调度
引入先进的仓储管理系统
制定数据录入标准
定期进行数据核对
采用专业的仓储管理软件，实现库存数据的实时更新和同步，确保数据的准确性和时效性。
规范数据录入流程，确保所有入库、出库、移库等操作都及时准确地录入系统，避免数据遗漏或错误。
定期对库存数据进行核对，确保系统数据与实物相符，及时发现并纠正数据差异。
根据酒店需求和历史数据，设定各类物品的最低和最高库存水平，以便及时发现库存不足或超储情况。
设定最低和最高库存水平
对于库存不足的物品，及时启动紧急采购程序，确保酒店运营不受影响。同时，与供应商建立紧密的合作关系，确保采购渠道的稳定性和可靠性。
建立紧急采购机制
对于超储物品，制定库存周转计划，通过促销活动、内部调拨等方式加快物品周转速度，降低库存积压风险。
实施库存周转计划
根据物品的性质、用途、价值等因素进行分类管理，以便针对不同类别的物品采取不同的库存管理策略。
采用ABC分类法对物品进行重要性排序，重点关注A类物品（重要且价值高的物品）的库存管理，降低呆滞风险。
定期对库存状况进行评估，及时发现并处理呆滞物品，通过降价销售、报废等方式减少库存积压，优化库存结构。
进行物品分类管理
实施ABC分类法
定期评估库存状况
配送计划与执行
严格执行配送计划
货物核对与签收
异常情况处理
在配送前对货物进行核对，确保货物与订单信息一致；在送达时要求收货人签收，确保货物安全交付。
遇到交通拥堵、恶劣天气等不可抗力因素时，及时与客户沟通，协商解决方案，确保配送任务顺利完成。
确保按计划安排车辆和人员，遵守交通规则和酒店要求，准时、准确地将货物送达指定地点。
针对可能出现的异常情况，制定应急处理预案，确保在遇到问题时能够迅速响应和解决。
建立应急处理机制
在出现异常情况时，第一时间与客户
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