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行政专员的岗位职责

汇报人：XX

2024-01-23

contents

目录

岗位职责概述

日常事务处理

人事行政支持

财务管理与费用报销

固定资产与设备管理

企业文化建设与推广

岗位职责概述

01

日常事务处理

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会议记录与纪要

负责会议的记录和纪要的整理，及时将会议结果和决策传达给相关人员。

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接待来访客户

热情、礼貌地接待来访客户，了解客户需求，及时为客户提供帮助和支持。

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安排会议

协助上级安排会议日程，预定会议室，准备会议所需资料和设备，确保会议的顺利进行。

负责公司内外文件的收发、登记、传递、催办、立卷、归档工作。

文件收发

建立档案管理制度，对公司各类档案进行分类、编号、存档，确保档案的完整性和安全性。

档案管理

严格遵守公司保密规定，确保涉密文件的安全和保密。

文件保密

根据公司需求，负责办公用品的采购、验收、入库等工作，确保用品的质量和数量满足公司要求。

办公用品采购

用品发放

用品库存管理

建立办公用品发放制度，按照制度规定对各部门进行用品的发放和登记。

定期对办公用品库存进行盘点和整理，及时补充和调整库存，确保用品的正常供应。

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人事行政支持

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协助制定招聘计划，发布招聘信息，筛选简历并安排面试。

负责办理员工入职手续，包括合同签订、档案建立、社保公积金办理等。

协助新员工入职培训，介绍公司文化、规章制度等。

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协助处理员工投诉、纠纷等员工关系问题，维护良好的工作氛围。

负责员工离职手续办理，包括离职申请审批、离职交接、离职证明开具等。

协助进行离职员工访谈，收集离职原因和意见，为改进公司管理提供参考。

财务管理与费用报销

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定期对票据进行归档保存，以便后续的查询和审计。

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负责收集公司各部门的原始财务票据，包括发票、收据、合同等。

02

对收集的票据进行分类、整理、编号，确保票据的完整性和准确性。

01

审核员工提交的费用报销申请，核对相关票据的真实性和合规性。

02

根据公司的费用报销制度，对申请进行审批，确保费用的合理性和必要性。

03

及时支付已审批的费用报销款项，确保员工能够及时收到报销款项。

定期编制公司的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。

对财务报表进行分析，评估公司的财务状况和经营成果。

向管理层提供财务建议和预测，支持公司的决策和规划。

固定资产与设备管理

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定期对公司的固定资产进行盘点，确保账实相符，记录详细准确的资产信息。

负责固定资产的登记、编号、贴标和归档工作，建立完善的资产管理档案。

及时更新固定资产信息，包括新增、调拨、报废等变动情况，确保资产信息的准确性和完整性。

对达到报废标准的固定资产进行评估和审核，提出报废申请并办理相关手续。

负责报废资产的处置工作，包括拍卖、变卖、回收等方式，确保资产处置的合法性和效益性。

协助财务部门完成固定资产报废的账务处理工作，确保账务处理的准确性和及时性。

企业文化建设与推广

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深入了解公司的企业文化和核心价值观，将其融入日常工作中。

通过组织培训、座谈会等形式，向员工宣传公司的企业文化，提高员工对企业文化的认同感和归属感。

定期更新企业文化宣传资料，保持其时效性和吸引力。

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根据公司的年度计划和员工的实际需求，策划并组织各类员工活动，如年会、运动会、文艺比赛等。

负责活动的筹备工作，包括场地布置、物品采购、人员协调等，确保活动的顺利进行。

对活动的效果进行评估和总结，不断改进和优化活动方案。

负责公司对外宣传资料的制作和更新，保持与品牌形象的一致性。

利用社交媒体、企业网站等渠道，积极传播公司的企业文化和品牌形象，提高公司的知名度和美誉度。

协助公司领导进行公关活动，展示公司的良好形象和实力。

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