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OA系统改进方案

OA系统使用现状分析

公司的OA系统使用的是北京华深慧正提供并实施的，从2003年开始实施到2011年公司的OA办公系统伴随我们工作一起走过了八个年头，它实现了我们公司的无纸化、远程移动办公，为日常办公节省了时间、人力、物力，大大的提高了工作效率。随着公司近几年的快速发展，OA系统的注册用户数从开始的300余人扩展至现有的1500余人，使用的常用标准模块14个，自定义开发模块10个，详见下表：

标准模块

自定义模块

⑴待办事宜；⑵电子邮件；⑶备忘录；

⑷全体日程；⑸通讯录；⑹个人计划；

⑺电子公告；⑻规章制度；⑼学习园地；

⑽电子刊物；⑾工作简报；⑿请示报告；

⒀部门计划；⒁代办设置；⒁办公用品；

工作联系单；设备申购单；本体外购件清单；电气外购件清单；

一般问题消缺处理表；设备三包材料通知单；

计量测试设备申购单；材料器件代用单；

电袋设备申购单；电袋消缺单；

公司员工的日常办公已离不开OA系统，但现在的OA系统由于软硬件的原因给日常使用带来了很大的不便甚至影响到日常的工作。具体问题如下：

硬件服务器

OA系统服务器是2002年采购的浪潮英信系列服务器，在2008年已升级过一次，现在主要技术参数为——CPU：InterXeon2.66GHZ、内存：1G、硬盘容量：146G，OA系统共占用120G硬盘空间，CPU平均使用率50%、内存平均占用空间为500M，服务器已无升级空间，无法满足现有的运行环境，需进行更换。

因服务器原因造成的问题：

服务器启动慢，OA系统运算速度缓慢；

由于现有注册用户数已达1500余人，用户接收OA邮件后，长时间都没用进行删除，而是保存在服务器上，使邮件占用空间达100多个G，最高峰时只剩下1G不到的容量空间，系统在执行邮件压缩时容易出现死机现象，造成用户无法登录及使用OA。

OA系统软件的问题

公司现有的OA系统采用的是Domino文档型数据库结构，该技术在2003年是属于最适合于我们公司的OA系统数据库，但随着公司的快速发展，OA系统的应用不断扩展，Domino文档型数据库结构的弊端就比较突显，在我们公司的应用具休表现在：

组织机构和人员发生变动时，OA系统的变更就会很烦索，且在变更过程中，尚未完成的表单不能继续流转，只能重新起草。

经过长时间的使用表单容量不断增加，表单在达到4G的存储容量后，运行能力会直线下降，表单的开启和使用变的非常缓慢，例如“工作联系单”。

工作流程也因表单容量大而容易出现错误，造成无法正常流转。

附件（邮件、公告、表单等所有附件）因使用过长的中文或一些特殊字符命名时出现错误，造成附件无法打开和下载。

当表单中写入内容超出范围时系统不提示，造成数据溢出，使整个表单出现瘫痪，表单无法正常使用。

OA系统软件的原因是Domino文档型数据库结构造成的，且Domino文档型数据库技术已发展至瓶颈，无法通过升级解决公司OA系统现有的问题，因此我们建议引进实施新型的、技术不断发展的OA系统。

公司对OA系统的新要求

当前公司不断发展壮大，各事业部及子公司快速发展，OA系统主要有以下几个新需求：

各事业部及各子公司都有对OA系统的需求，既能让各事业部、异地子公司进行独立的分权管理，又能实现公司的统一管控；

整合公司分散的信息资源，建立龙净环保自已的知识管理，以此提升公司的软实力；

解决在变革管理过程中分散的组织结构导致的管理沟通障碍，文化融合传播障碍；

解决信息的非协同性、信息孤岛现象。将公司的ERP等系统平台与OA系统衔接，解决公司总部对各部门、各事业部、各子公司的生产、经营、销售、财务等信息的了解与掌控。

通过新的OA系统，实现这样一个“信息空间”：一个包含办事、沟通、信息发布与获取以及涵盖各部门职能业务、涵盖员工各种日常办公工作的综合性办公系统，该系统不但能够与财务、人力资源管理等系统互联互通，还能够通过互联网让公司所有员工在任何时间任何地点使用，无分时间地点地协同工作，建成一个范围最广泛的集团一体化运作管理的大平台。

OA系统新的功能模块

综合各部门、各事业部及各子公司多方面的需求，通过OA平台，需要建立以下相应的功能模块

信息门户模块：打破信息孤岛，实现信息按集团组织架构及权限主动推送，并能通过此模块将公司所有系统整合在统一平台上，实现信息系统的协同。

工作流程模块：规范公司各部门、各事业部及个子公司流程制度，实现集团化分权管理；并能通过效率分析等，以系统提供的数据报表为依据，优化集团各类流程制度，以此不断循环优化集团内部管理水平。

知识管理模块：建立统一管理的知识库，将公司各类优秀的信息进行统一管理的同时，让员工可以很好地积累、共享、利用、创新龙净环保的知识，以此将公司打造成为一个学习组织。

集团分权管理模块：在公司总部统筹规划