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文件资料管理制度

一、文件资料管理的范围

文件资料管理的范围包括：项目生产与管理全过程中发生的所有业务文件、工作方案、工作记录、合同协议、信息文本、数据报表、图纸图样、影像图表、凭证单据等各项文件及资料，包括纸质文本及电子文本。

二、文件资料管理的目的

1、全面、真实反映项目生产与管理的政策、依据、过程及其结果。

2、全面、真实反映各部门、各岗位履行职责情况，分析项目运行与管理的有效性，不断提高管理效率。

3、为决策管理、项目监管、工程验收、结算请款、工作考评、责任认定等提供完整、可靠的依据。

三、文件资料的收集与提供责任

1、经办资料：谁经办就由谁收集和提供。

2、履责资料：谁履责就由谁收集和提供。

3、交接资料：所有文件资料的传递和移交，都必须履行交接登记手续，登记内容至少应包括：移交的日期、文件资料名称、文件格式（纸质文本或电子文本）、文号或编号、页数（或册数），并由移交人、接交人签字。

四、文件资料的传递责任

文件资料传递包括文件资料报送、传达、移交。

1、文件资料的报送：应根据工作需要和管理要求，按时报送有关文件或信息资料。

（1）向外部报送：向外部报送资料时，应经项目经理批准；向外部报送的文件资料，必须自留一份存档。

（2）向内部报送：内部报送的文件资料必须明确交接责任。重要电子文件资料必须通过电子邮件传送；重要电子文档及纸质原始文件资料必须办理交接登记并由交接双方签字