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档案责任书

档案责任书是指对于某一特定档案，由主管领导或部门领导签署的一

份责任书，规定了该档案的保密、管理、使用等方面的各项要求和责

任。档案责任书是档案管理工作中非常重要的一环，它不仅能够规范

档案管理工作，保障国家机关和企事业单位的利益，还能够提高档案

管理工作效率和质量。

一、编写档案责任书的目的

1.规范档案管理行为。通过制定档案责任书，可以明确各级领导和工作

人员在档案管理方面应承担的职责和义务，以避免出现管理混乱、文

件丢失等问题。

2.加强对机密文件的保护。在制定档案责任书时，需要根据文件性质分

级分类处理，并明确谁有权查看或使用这些文件。这样可以有效地保

护机密文件不被泄露。

3.提高工作效率和质量。通过制定明确的规章制度和流程，可以避免因

为操作不当而浪费时间和资源，并能够提高工作质量。

二、编写档案责任书应包含哪些内容？

1.主管领导或部门领导的签署。档案责任书是由主管领导或部门领导签

署的，这是保证档案管理工作得到有效实施的前提。

2.档案的分类和级别。根据文件性质，将档案分为机密、秘密、内部、

一般等级别，并明确各级别文件的查看和使用权限。

3.档案的存储和保护。明确档案存储的位置和方式，并规定对于机密文

件应采取更加严格的措施进行保护。

4.档案使用和借阅。规定谁有权借阅哪些文件，以及借阅时需要遵守哪

些规定。

5.档案管理责任人。明确各级领导和工作人员在档案管理方面应承担的

职责和义务，并规定相应的惩罚措施。

三、如何执行档案责任书？

1.建立健全制度体系。建立健全适合本单位实际情况的制度体系，明确

各级领导和工作人员在档案管理方面应承担的职责和义务，并制定相

应操作流程。

2.加强培训教育。通过组织培训课程、开展考核评比等方式，提高工作

人员的档案管理意识和能力。

3.落实责任制。对于档案责任书中规定的各项要求，必须严格按照规定

执行，并建立健全相应的考核评价机制。

4.加强监督检查。建立健全档案管理监督检查机制，对各级领导和工作

人员的档案管理行为进行监督、检查和评估。

四、档案责任书的意义

1.规范档案管理行为。通过制定档案责任书，可以明确各级领导和工作

人员在档案管理方面应承担的职责和义务，以避免出现管理混乱、文

件丢失等问题。

2.提高文件保密性。在制定档案责任书时，需要根据文件性质分级分类

处理，并明确谁有权查看或使用这些文件。这样可以有效地保护机密

文件不被泄露。

3.加强对档案的保护。通过制定明确的规章制度和流程，可以避免因为

操作不当而浪费时间和资源，并能够提高工作质量。

4.提高工作效率和质量。通过制定明确的操作流程和相应考核评价机制，

可以有效地提高工作效率和质量。

5.保障国家机关和企事业单位的利益。制定档案责任书，可以规范档案

管理行为，防止出现档案丢失、泄露等问题，从而保障国家机关和企

事业单位的利益。