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XXXXXX制品有限公司

文件名称 内外部沟通管理程序

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文件类别 程序文件/2

制 修 訂 記 錄

文件版本 制修日期 制修訂頁次 制 修 訂 摘 要

制订部门 制 订 审 核 核 准

文件名称

1．0 目的：

XXXXXXX制品有限公司

内外部沟通管理程序

文件编号版 本

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文件类别 程序文件/2

为确保本公司质量管理系统的有效性、充分性与适切性，并能使沟通质量方针，目标持续得到

改善特订本程序。

2．0 适用范围：

本程序适用于本公司所有内外部沟通和管理过程。

0职责：

管理代表：负责公司内外部有关质量事项沟通与管理。

人力资源部负责与公司内外组织的联络与沟通；

各部门：依据本部门的相关工作职责说明进行内外部的相关沟通与执行。

4．0 定义：

无

0作业内容

内外部沟通形式1）以口头沟通分为语言、电话等方式沟通.

以书面沟通分为广告、张贴、宣传栏、书面文件、会议记录(会议沟通权责表)、意见箱、法律法规等方式沟通.

以电子媒介及特殊要求之沟通.

内、外部信息的交流1)外部信息的交流

人力资源部把接收到的地方主管部门环境、安全相关的规定、要求等文件，传达给相关部门，并保存传递的记录，执行《文件与资料管理程序》；

人力资源部把收集到的各环保局、监测站等的信息及监测、检查结果和反馈信息传递到各相关部门；

人力资源部把与政府主管部门或与废旧物资处理单位交流的信息传达给相关部门；

采购负责收集原物料供应商方面的信息；

采购负责收集化学危险品相关供方的信息，供方车辆污染方面的信息；

业务部负责收集受理来自客户及消费者的相关信息；

人力资源部负责与认证机构的沟通，负责接收、传递与外部涉及管理体系的相关信息；

人力资源部负责与相关行政类相关方的信息沟通传达；

人力资源部接到相关环境信息后应及时处理，职能部门根据反馈以及实际情况做出对策，对于信息涉及重要环境因素的，职能部门应制定相应的控制措施，并验证结果和做好记录，人力资源部对信息的处理情况进行跟踪落实，并对相关方做出相应的回应；

XXXXX制品有限公司

文件名称 内外部沟通管理程序

文件编号版 本

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文件类别 程序文件/2

对于公司重要环境因素的对外沟通，人力资源部根据要求确定是否需要沟通，如需要沟通时,人力资源部组织公司相关部门进行，并通知品质部参加。

内部信息的交流

内部审核、管理评审的信息交流参见《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》；

外审结果由品质部负责传达至公司领导、相关部门、单位；

审核的不符合信息的处理详见《纠正及预防措施控制程序》；

法律法规识别、合规性评价及其他要求信息的交流；

内部沟通内容

公司内部不同层次之间的沟通。1）下属与上司之间的沟通。

随时向上司反映工作情况。

向上司提供信息时,准备好数据以增强判断的影响。C．陈述内容和意见要客观、确实。

上司与下属沟通.

对工作的提议应快速采取行动,否则应尽快作出解释.

遇到工作失误时,上司与下属应对其进行分析,找出原因并进行改善及预防.C．如有新信息需要下属知悉时,应尽快明确给予指示.

公司内部不同部门之间的沟通.

公司各部门相互沟通,必要时须形成书面的《内部联络单》进行交流.B．若有质量/环境相关的需求或执行事项时,可采用相关窗口进行联络.C．若属于临时性要求由部门人员拟定公告内容,总经理审查后送相关部门主管阅览.D．若须通过会议方式沟通、由相关管理人员召集主持.

E．员工沟通由行政部以《员工意见调查表》或收集员工“意见箱”或各部门反馈的意见进行沟通;

外部沟通内容1）公司与供方、相关方、顾客之间有关产品信息之间的沟通可用书面文件、电话、传真、E-Mail等方

式进行.

与供方之间联络参照《供应商管理程序》

进料异常对外联络由采购负责,出货异常对外联络由品质部负责,以确保对外联络的一惯性与内部衔接性是有效的.

内外部沟通方式1）内部沟通方式：（重要信息应以书面形式）

文件名称

XXXXXX制品有限公司

内外部沟通管理程序

文件编号版 本

页 码生效日期

文件类别 程序文件/2

A以口头沟通分为语言、电话等方式沟通。

B以书面沟通分为联络函、通知通告、张贴、宣传栏、书面文件、会议记录(会议沟通权责表)、意见箱、法律法规等方式沟通。

C以电子媒介及特殊要求之沟通。

D公司重要事项的沟通如质量管理体系的信息沟通等以会